在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收、报销、入账、归档难的“最后一公里”即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在此背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了优质的在线档案管理解决方案。
基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。
传统档案管理痛点剖析
- 高成本低效困局
传统档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。
COMMUNE幻师同样面临着传统档案管理的困境。其档案耗材、打印、存储成本高达53323元/年，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案，纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。这些案例充分说明了传统档案管理存在成本高、效率低的问题，在线档案管理解决方案迫在眉睫。
合思档案破局策略
- 数据同源自动化之路
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，为企业提供了有效的在线档案管理解决方案。
合思档案实现了自动组装，审计便捷。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，合思档案实现了电子与实物的完美匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。
合思档案打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存、统一标准、统一管理。通过搭建会计资料之间的关系，合思档案实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。同时，合思档案通过OCR技术自动识别和整理各类文档信息，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。
合思档案核心模块揭秘
- 全生命周期精细管理
合思档案的功能蓝图为企业提供了便捷的在线档案管理解决方案。它包括便捷调阅不打印，混序归集免组装。电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个环节。
在档案采集方面，实现了开放式接口互联、自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析。档案制档做到了智能关联、自动组装，四性检测、业务检测、自定义版式文件。档案管理具备精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。智能采集有外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），预归档服务有集成服务、规则引擎、元数据服务等，基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等。
合思档案竞争优势突显
- 强大支撑引领前行
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。雄厚的资金实力为合思档案的研发和发展提供了坚实的保障，是在线档案管理解决方案的有力支撑。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案凭借其强大的研发实力和广泛的服务网络，在众多在线档案管理解决方案中脱颖而出。
合思档案行业案例见证
- 实际应用成效显著
合思档案在不同行业的实际应用中取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。这些成功案例充分证明了合思档案作为在线档案管理解决方案的强大实力。
合思服务体系保障
- 全方位贴心呵护
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的保障。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，让企业能够享受到优质的在线档案管理解决方案。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，它有利于优化管理流程，降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。合思档案作为一款优秀的在线档案管理解决方案，实现了自动化归档，告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。它助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您想体验合思档案这一优质的在线档案管理解决方案，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
