电子资料存档最佳实践：合思档案引领企业财务数智化转型

开篇：数字化浪潮中的财务档案管理新航向

在当今企业数字化转型的汹涌浪潮中，财务档案管理正经历着一场前所未有的变革。随着信息技术的飞速发展，传统的纸质档案管理模式已难以满足企业高效运营与合规管理的双重需求。电子会计档案管理，作为企业财务数智化转型的关键一环，其必要性和重要性日益凸显。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便以敏锐的市场洞察力和卓越的技术创新能力，深耕财务数智化领域，成为该领域的佼佼者。合思凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润，实现财务管理的智能化升级。作为专精特新企业，合思已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供全方位、一站式的财务数智化解决方案。

合思档案，作为合思旗下的领先单套制电子会计档案管理平台，以其便捷调阅不打印、混序归集免组装的全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，赢得了市场的广泛认可。无论是标准方案还是六大场景解决方案，合思档案都能精准满足企业不同场景下的档案管理需求，成为企业财务数智化转型的得力助手。

市场形势：电子会计档案管理的必然趋势

挑战与机遇并存：企业财务档案管理现状剖析

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。信息化建设滞后、纸质档案管理成本高昂、合规风险加剧等问题，成为制约企业发展的瓶颈。在此背景下，电子会计档案管理以其高效、便捷、合规的优势，逐渐成为企业数字化建设的必然选择。

2023年4月28日，九部委联合发布财会[2023]7号文件，通过制定推广会计数据标准，推动电子凭证从开具、接收到处理、归档等环节全流程标准化无纸化处理。这一政策的出台，无疑为电子会计档案管理的发展注入了强劲动力。企业需紧跟政策导向，加快电子会计档案管理的步伐，以应对日益严峻的市场竞争和合规要求。

政策引领：电子会计档案管理的必然之路

在当前经济环境下，企业降本增效、合规经营的需求愈发迫切。电子会计档案管理作为企业数字化建设的重要组成部分，不仅能够有效降低档案管理成本，提高管理效率，还能确保企业财务数据的合规性和安全性。因此，电子会计档案管理已成为企业数字化建设的必然之路。

然而，电子会计档案管理并非一蹴而就。企业需关注档案全生命周期管理闭环，从电子会计凭证文件的生成、传输、存储到归档、调阅等各个环节，都需实现标准化、无纸化处理。这要求企业具备强大的技术实力和丰富的实践经验，以确保电子会计档案管理的顺利进行。

痛点分析：传统纸质档案管理的沉重负担

高管视角：成本与效率的双重困境

对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂、储存占地大等问题，已成为制约企业发展的沉重负担。档案数据没有汇总整理，难以分析利用，导致企业在决策过程中缺乏有力支持。因此，企业高管迫切需要一种高效、便捷的档案管理解决方案，以降低成本、提高效率。

财务人员视角：繁琐与枯燥的日常工作

财务人员在日常工作中，需面对海量的档案数据，整理耗费时间，且需手动逐一匹配、核对确认。这种枯燥繁复的工作不仅降低了工作效率，还影响了工作热情。财务人员渴望一种能够自动化处理档案数据的解决方案，以减轻工作负担，提高工作效率。

业务人员视角：繁琐流程的时间消耗

业务人员在出差、招待后，需留存纸质票据并上交报销。这一流程繁琐耗费时间，影响了业务人员的正常工作。业务人员期待一种能够简化报销流程、提高报销效率的解决方案，以更好地专注于业务拓展。

成本与风险：传统纸质档案管理的双重挑战

传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室、档案柜等存储空间需求大，还存在高隐形成本和高合规风险。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。同时，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题，也给企业带来了巨大的合规风险。

解决方案：合思档案引领电子资料存档最佳实践

整体策略：便捷调阅与混序归集的完美结合

合思档案以其便捷调阅不打印、混序归集免组装的核心优势，为企业提供了电子资料存档的最佳实践。通过领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，合思档案能够满足企业不同场景下的档案管理需求，实现电子档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。

核心模块：大数据与档案扩展的双重保障

合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，为企业提供了强大的数据处理能力。档案扩展解决方案则可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，确保企业档案数据的完整性和准确性。

证据链完整性：智能检测与主动预警的双重守护

证据链完整性解决方案通过智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案，为企业提供了双重守护。这不仅能够确保企业财务数据的合规性和安全性，还能提高企业的风险防范能力。

共享调阅：多维度与精细化的双重满足

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件。这为企业提供了更加便捷、高效的档案查阅方式，提高了工作效率。

数电票解决方案：全流程闭环管理的典范

数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这为企业提供了更加高效、便捷的电子凭证处理方式，降低了管理成本。

实物备查：线上与线下的双重关联

实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。这为企业提供了更加全面、准确的实物档案信息，方便企业进行实物档案的管理和查询。

竞争优势：技术、服务与合规性的三重保障

技术实力：软件著作权与发明专利的双重加持

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书等核心知识产权，这为其提供了强大的技术支撑。同时，合思档案还不断投入研发资源，提升技术实力，以满足企业日益增长的档案管理需求。

服务体系：售前咨询、实施部署与售后服务的全方位覆盖

合思档案秉承以客户为中心的服务理念，提供全面的售前咨询服务，帮助企业了解产品功能和解决方案。专业的实施部署服务确保产品顺利上线并满足企业需求。完善的售后服务包括技术支持、培训、升级等，确保企业持续使用无忧。

合规性：国家政策要求的档案系统

合思档案符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。这为企业提供了更加安全、合规的档案管理环境，降低了企业的合规风险。

成功案例：知名企业的共同选择

海亮教育：凭证自动化率高达91.6%

海亮教育通过采用合思档案解决方案，实现了凭证自动化率高达91.6%，真正实现了无纸化办公。这不仅降低了档案管理成本，还提高了工作效率和管理水平。

徐福记：全集团无纸化，管理效率大幅提升

徐福记通过采用合思档案解决方案，实现了全集团无纸化办公，在线匹配组装，异地线上调阅。这大大提升了管理效率，降低了管理成本，为企业的发展注入了新的活力。

中交水规院：单套制有效支撑无纸化政策落地

中交水规院通过采用合思档案解决方案，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。这为企业节约了大量资源，提高了企业的经济效益和社会效益。

金牌橱柜：聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现

金牌橱柜通过采用合思档案解决方案，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。这为企业提供了更加全面、准确的档案数据信息，方便企业进行决策和管理。

结尾：携手合思档案，共创财务数智化新篇章

合思档案以其便捷调阅、混序归集、自动匹配组装、全生命周期管理等核心优势，为企业提供了电子资料存档的最佳实践。在推动企业降本增效、合规经营、低碳运营等方面，合思档案发挥着重要作用，让有限更有效。

众多知名企业的成功应用案例，充分证明了合思档案在实际应用中的效果和价值。面对日益严峻的市场竞争和合规要求，企业应积极采用合思档案解决方案，共同推动财务档案管理的数字化转型，实现企业的可持续发展。

现在，我们诚挚邀请您免费试用合思档案解决方案，亲身体验其带来的便捷与高效。让我们携手合思档案，共创财务数智化新篇章！