财务数智化浪潮下的企业挑战
在当今财务数字化转型的汹涌浪潮中，企业正面临着前所未有的挑战。电子凭证的广泛应用本应为企业带来便捷，然而接收难、报销难、入账难、归档难等问题却如影随形，成为企业财务管理的痛点。
2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；2024年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧随其后。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，但接收、报销、入账、归档的最后一公里却仍待打通。
在这一背景下，合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，应运而生。它致力于帮助企业实现财务数智化，优化管理流程，降低运行成本，成为企业在财务数字化转型道路上的得力助手。
行业痛点深度剖析
企业在财务管理中，常常被一系列痛点所困扰，这些问题如同枷锁，束缚着企业财务管理的效率与质量。
归档之困：繁琐与遗失并存
财务归档是一项复杂而繁琐的工作。财务人员需要花费大量的时间和精力，去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一个环节都容不得半点差错，否则就可能导致档案信息的错误。而且，即便如此小心翼翼，档案遗失的情况仍然难以避免。一旦重要档案丢失，不仅会给企业带来经济损失，还可能影响企业的正常运营。
查找之难：时间与空间的限制
纸质档案受限于时间和空间，查找起来极为不便。当企业需要查阅某一份档案时，财务人员往往要在堆积如山的纸质文件中翻找，耗费大量的时间。而且，纸质档案无法实现实时调阅，也无法同时供多人借阅，精准查找更是难上加难。这种低效的查找方式，严重影响了企业的工作效率。
成本之高：空间与人力双重压力
大量纸质档案的管理，对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的空间来存放这些档案，而且随着档案数量的不断增加，存储空间的需求也越来越大。同时，还需要安排专人负责档案的管理和维护，这无疑增加了企业的人力成本。在当前经济环境下，企业需要更加合理地控制成本，而纸质档案管理的高成本显然成为了企业的一大负担。
合规之忧：数据安全与保存难题
纸质档案管理办法已经无法满足现代企业对电子原文件长期保存和数据安全可用的要求。随着国家政策和法规的不断完善，企业需要确保电子档案的合规性。然而，纸质档案管理方式无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这使得企业在合规经营方面面临着巨大的风险。
合思档案：全生命周期解决方案
合思档案以其独特的智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务，为企业提供了一套全生命周期的电子会计档案管理解决方案，犹如一把钥匙，为企业打开了财务数智化的大门。
智能采集：数据汇聚的魔法
合思档案支持外部生态和内部系统的数据采集。外部生态方面，借助OCR识别、RPA技术等先进手段，能够快速准确地采集各类数据；内部系统则通过EAI插件、API接口等，实现与企业的无缝对接。无论是来自不同渠道的发票、单据，还是企业内部系统的财务数据，都能被高效地采集到合思档案平台中，为后续的档案管理奠定坚实的基础。
预归档服务：精准与完整的保障
预归档服务是合思档案的一大亮点。它集成了服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的准确性和完整性。在数据采集后，预归档服务会对数据进行初步的整理和筛选，按照预设的规则对档案进行分类和标记。同时，元数据服务会为档案添加丰富的信息，方便后续的检索和管理。通过预归档服务，企业可以更加精准地掌握档案数据，避免因数据不准确或不完整而带来的问题。
基础管理：便捷与高效的体验
基础管理功能涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节，为企业提供了便捷的档案管理功能。档案存储采用先进的存储技术，确保档案数据的安全和稳定。检索功能强大，支持多种检索方式，如关键词检索、分类检索等，让用户能够快速找到所需的档案。借阅功能实现了电子档案的在线借阅，无需纸质借阅单，提高了借阅效率。销毁功能则严格按照相关规定进行操作，确保档案销毁的安全和合规。
档案服务：支持与决策的助力
档案服务是合思档案的增值服务，包括辅助审计、项目管理、统计分析等。辅助审计功能可以帮助企业更好地应对内外部审计，提供准确、完整的档案数据。项目管理功能可以对企业的项目档案进行集中管理，方便项目团队随时查阅和使用。统计分析功能则可以对档案数据进行深入分析，为企业提供决策支持。通过档案服务，企业可以更加高效地利用档案数据，提升企业的管理水平和竞争力。
核心功能亮点：提升管理效率
合思档案具备便捷调阅、混序归集、电子会计档案全生命周期管理等功能亮点，这些亮点如同璀璨的星辰，照亮了企业财务管理的道路，显著提升了企业财务管理的效率。
便捷调阅不打印：效率的飞跃
支持电子档案的便捷调阅，无需打印，这一功能让财务人员的工作效率得到了极大的提升。在过去，财务人员需要查阅档案时，往往需要先找到纸质档案，然后进行复印或打印，这不仅浪费了大量的时间，还增加了纸张的使用成本。而现在，通过合思档案平台，财务人员只需在电脑上轻轻一点，就能快速调阅所需的电子档案，大大节省了时间，提高了工作效率。
混序归集免组装：流程的简化
实现档案的混序归集，免去繁琐的组装过程。在传统的档案管理中，档案的归集需要按照一定的顺序和规则进行组装，这不仅需要耗费大量的人力，还容易出现错误。而合思档案的混序归集功能，打破了传统归集方式的限制，让档案可以以任意顺序归集，系统会自动进行整理和分类，大大简化了归集流程，提高了归集效率。
全生命周期管理：全程的掌控
涵盖采集、制档、管理、利用四个环节，确保档案数据的全流程管理。从档案数据的采集开始，到制档、管理，再到最终的利用，合思档案都提供了全方位的管理服务。在采集环节，确保数据的准确性和完整性；在制档环节，按照规范对档案进行整理和归档；在管理环节，提供便捷的存储、检索、借阅等功能；在利用环节，支持档案数据的分析和挖掘，为企业提供决策支持。通过全生命周期管理，企业可以对档案数据进行全程掌控，确保档案数据的安全和有效利用。
智能关联与自动组装：智能的助力
通过智能关联和自动组装，提升档案制档效率，减少人工干预。合思档案利用先进的技术手段，实现了档案数据的智能关联。当一份档案与其他档案存在关联关系时，系统会自动进行关联，方便用户进行查阅和管理。同时，自动组装功能可以根据预设的规则，自动将相关的档案数据进行组装，形成完整的档案文件，大大减少了人工干预，提高了制档效率。
用户收益：降本增效与合规运营
使用合思档案，企业能够显著降低档案管理成本，提升工作效率，实现合规经营和低碳运营，为企业的发展带来实实在在的收益。
成本降低：实实在在的节省
通过减少纸张使用、存储空间和人力成本，企业每年可节省大量费用。在纸张使用方面，电子档案的使用大大减少了纸质档案的打印和复印，降低了纸张的消耗。在存储空间方面，电子档案无需占用大量的物理空间，企业可以将原本用于存放纸质档案的空间用于其他用途，提高了空间利用率。在人力成本方面，合思档案的便捷管理功能减少了财务人员在档案管理方面的工作量，企业可以合理安排人力资源，降低人力成本。
效率提升：显著的变化
档案整理匹配效率提升90%，报销效率提升300%，这一数据充分说明了合思档案对企业工作效率的提升作用。在档案整理匹配方面，合思档案的智能采集和预归档服务，让档案数据的整理和匹配更加高效准确。在报销方面，电子档案的便捷调阅和混序归集功能，让报销流程更加顺畅，大大缩短了报销时间，提高了报销效率。
合规经营：安全的保障
确保电子档案的合规性，满足国家政策和法规要求。合思档案严格按照国家相关政策和法规的要求，对电子档案进行管理和保存。通过元数据服务和智能关联功能，确保档案数据的完整性和准确性。同时，提供了完善的审计跟踪功能，方便企业进行内部审计和外部监管，为企业的合规经营提供了有力的保障。
低碳运营：绿色的选择
减少纸张使用和存储空间，推动企业实现绿色化转型。在当前社会倡导绿色发展的背景下，企业的低碳运营显得尤为重要。合思档案的电子档案管理方式，大大减少了纸张的使用，降低了对环境的影响。同时，减少了存储空间的需求，也降低了能源消耗。通过使用合思档案，企业可以为环保事业做出贡献，实现绿色化转型。
典型场景：多行业的成功实践
合思档案适用于多种典型场景，在食品、餐酒吧、餐饮连锁、家居、数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务、国企等行业都有着广泛的应用，并取得了显著的成效。
食品行业：好想你的蜕变
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案减少90%人工耗时，预计减少综合成本20万元/年。在引入合思档案之前，好想你的档案管理主要依靠人工操作，效率低下，成本高昂。使用合思档案后，实现了档案的数字化管理，大大提高了档案管理效率，降低了人工成本。同时，通过智能关联和自动组装功能，提高了档案制档的准确性，为企业的财务管理提供了有力支持。
餐酒吧行业：COMMUNE幻师的突破
COMMUNE幻师通过无纸化管理平台，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。作为一家餐酒吧企业，COMMUNE幻师的业务繁忙，档案管理任务繁重。引入合思档案后，实现了全面无纸化管理，减少了纸质档案的使用和管理成本。报销流程的优化，让员工的报销更加便捷高效，提高了员工的工作满意度。
餐饮连锁行业：云海肴的升级
云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理，年节省超30万元。在餐饮连锁行业中，门店众多，档案管理难度大。合思档案的应用，让云海肴实现了档案的集中管理和共享，提高了档案管理的效率和准确性。同时，通过便捷调阅功能，方便了各门店之间的信息交流和共享，为企业的连锁经营提供了有力支持。
家居行业：金牌橱柜的智能化
金牌橱柜通过合思档案实现档案数据的智能化管理，预估节省总体成本30万+/年。在家居行业中，产品设计、生产、销售等环节都会产生大量的档案数据。合思档案的智能化管理功能，让金牌橱柜能够对这些档案数据进行有效的管理和利用。通过数据分析，企业可以更好地了解市场需求，优化产品设计，提高生产效率，降低成本。
携手合思：开启财务数智化之旅
合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，已成功助力多家企业实现财务数智化。它以卓越的功能和优质的服务，赢得了广大企业的信赖和好评。
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