在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，开具端基本完成了数字化适配。
然而，电子凭证在接收、报销、入账和归档等环节的“最后一公里”难题仍有待解决。传统的纸质档案管理模式存在诸多痛点，让企业苦不堪言。比如好想你健康食品股份有限公司，在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为不便，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大量的时间都浪费在了档案检索上。
对于一些企业而言，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。像COMMUNE幻师，每年仅档案耗材、打印、存储成本就高达53323元。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
在这样的背景下，企业迫切需要一款高效的档案管理软件来解决这些问题。合思敏锐地洞察到行业痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案管理软件。
全链赋能解决方案
合思档案管理软件基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。它能够实现数据同源，打破数据孤岛。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过使用这款档案管理软件，成功整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准和统一管理，让数据流通更加顺畅。
该软件还提供自动归档服务，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。海亮教育科技服务集团借助合思档案管理软件的自动归档功能，大大提高了档案整理匹配效率。同时，它能够实现业财融合，提高总部和门店的业财融合效率。云南菜品牌连锁通过合思档案管理软件落地财务数字化，总部与门店的业财融合效率提升了80%。
核心功能亮点剖析
合思档案管理软件具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能，可实现电子会计档案全生命周期管理。在智能采集方面，它采用了外部生态的OCR识别、RPA技术等，以及内部系统的EAI插件、API接口等，能够高效地采集档案数据。例如高新兴科技集团，通过合思档案管理软件对接各类异构系统，利用生成式接口自动采集档案数据。
档案制档时，该软件能够智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。它帮助企业实现凭证数据自动匹配组装，通过业务检测保障证据链完整。在档案利用上，支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。中文天地出版传媒集团通过合思档案管理软件实现了多维检索条件，能够快速定位所需档案，还可以通过档案关系实现组合式穿透预览。
用户收益显著提升
使用合思档案管理软件能为企业带来多方面的收益。在成本节约方面，不同企业通过使用这款软件，在耗材成本、存储成本、人力成本等方面都有显著的节约。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案管理软件后，年总节约成本达338,910元。
在工作效率提升上，好想你健康食品股份有限公司使用该软件后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时；海亮教育科技服务集团的档案整理匹配效率提升了90%。
在合规性保障方面，合思档案管理软件可确保电子原文件合规保存，满足会计电子档案管理法规。中文天地出版传媒集团通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。
在档案利用价值提升方面，该软件支持跨系统调阅、在线借阅等，能够高效服务于企业内审。高新兴科技集团通过使用合思档案管理软件，实现了档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，为企业内审提供了有力支持。
多行业典型应用展示
合思档案管理软件在不同行业都有出色的表现。在餐饮行业，COMMUNE幻师通过上线合思电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%，人力成本减少了50%。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案管理软件统一存储档案数据，实现了业务证据链完整，数据共享，一站式查阅，银行回单无纸化。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。
在教育培训行业，海亮教育科技服务集团借助合思档案管理软件解决了数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题。档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
在科技服务行业，高新兴科技集团通过合思档案管理软件实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 + 。
客户成功案例分享
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案管理软件后，打破了数据壁垒，实现了数据同源、自动组装，审计更加便捷，实物管理也更高效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线合思电子会计档案管理系统后，实现了无纸化管理、去人工化和资产化。纸张使用量大幅减少，存储空间得到有效节省，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁通过合思档案管理软件落地财务数字化，提高了总部与门店的业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案管理软件统一存储档案数据，构建了完整的业务证据链，实现了数据共享和银行回单无纸化。档案匹配和查询耗时大幅减少，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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