在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为财务数智化发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这一背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。此外，《电子会计档案实践案例集》基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，具有极高的参考价值和借鉴意义。
转型痛点：传统财务文件管理的困境
在电子凭证数字化转型的大背景下，许多企业在财务文件管理方面面临着诸多痛点。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。而且，档案遗失的情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着财务文件管理的难题。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，且电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。
云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高。档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且存在丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后，再移交综合档案管理。公司采用独立档案室管理，存放纸质档案，且以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。
整体策略：合思档案的破局之道
合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。
其功能蓝图涵盖便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。
通过开放式接口互联自主采集档案数据，大文件自动切割，数电票自动化解析。智能关联自动组装档案，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。
合思档案助力企业实现流程化、系统化、一体化、无纸化。通过流程的识别与优化，展开跨部门协调，实现流程顺畅，效率提升。打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。
核心模块：合思档案的坚实支撑
智能采集模块是合思档案的重要组成部分。它通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）采集档案数据，为后续的处理提供了丰富的数据来源。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行预处理。它能够对数据进行初步的整理和筛选，确保数据的准确性和完整性。
基础管理模块负责档案存储、检索、借阅、销毁等基础操作。它为企业提供了一个安全、稳定的档案管理环境，确保档案数据的安全和可访问性。
档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，满足企业不同需求。它能够帮助企业更好地利用档案数据，为企业的决策提供有力支持。
竞争优势：合思档案的独特魅力
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的技术研发和资金实力。这使得合思能够不断投入资源进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质的产品和服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供及时、高效的服务，满足客户在不同地区的需求。
合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
合思档案能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，帮助企业降低成本，提高效率，实现合规经营和低碳运营。
成功案例：合思档案的卓越成效
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。
服务体系：合思的贴心保障
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质的产品。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、上门的服务。
通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，让更多企业能够享受到合思的服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，满足客户不同的业务需求。
未来展望：合思档案引领财务文件管理新征程
合思档案在电子凭证数字化转型中发挥了重要作用，帮助众多企业解决了电子凭证管理的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的效用。
随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案将不断完善和发展，为更多企业提供更优质的服务，推动我国电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。《电子会计档案实践案例集》也将进一步推动我国电子凭证数字化转型，为企业提供参考和借鉴，希望更多企业能够从中受益，实现财务数智化升级。
合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和进取，为企业的发展贡献更多的力量。如果您想体验合思档案带来的高效财务文件管理，现在就可以免费试用！
