在数字化浪潮的席卷下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，然而电子凭证接收、报销、入账和归档的“最后一公里”难题，依旧亟待解决。
传统纸质档案管理在电子凭证时代显得捉襟见肘，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为不便，要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂，同时纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足现代企业的管理要求。像COMMUNE幻师就面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也无法得到有效管理。由此可见，解决传统纸质档案管理的痛点，对企业财务数智化转型来说刻不容缓。而一款高效的管理档案的工具，正是企业实现这一转型的关键所在。
合思档案：全方位破解传统档案管理难题
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到传统档案管理的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，它无疑是一款出色的管理档案的工具。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，对电子会计档案进行全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，它可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）获取数据，为企业档案管理提供了强大的数据支持。
核心功能亮点：数据处理管理利用优势尽显
合思档案平台具有诸多核心功能亮点，充分展现了其作为一款优秀管理档案的工具在数据处理、管理和利用方面的优势。
– 档案采集
高效准确获取数据：档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，能够大文件自动切割·数电票自动化解析，确保数据高效准确获取。通过开放式接口，合思档案可以与企业的各种业务系统进行无缝对接，实现数据的自主采集。大文件自动切割功能则解决了处理大型文件的难题，数电票自动化解析能够快速准确地识别和处理电子发票，为企业节省了大量的时间和精力。
– 档案制档
保证质量合规性：档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证档案质量和合规性。智能关联功能可以将相关的档案信息进行自动关联，自动组装则让档案的整理变得更加高效。四性检测和业务检测确保了档案的准确性和合规性，自定义版式文件则满足了企业个性化的档案管理需求。
– 档案管理
保障安全有序：档案管理采用精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，保障档案安全和有序管理。精准权限管控可以根据不同用户的角色和职责，分配不同的档案访问权限，确保档案信息的安全。档案目录灵活扩展功能则方便企业根据自身业务的发展，随时调整档案管理的结构。水印管理和符合国标要求的档号，进一步增强了档案的安全性和规范性。
– 档案利用
提高利用效率：档案利用可进行多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，提高档案利用效率。多维检索功能让用户可以从多个角度查找所需的档案信息，一站式预览则让用户无需在不同的系统中切换，即可查看档案的详细内容。在线借阅和异构系统联查功能方便了企业内部的信息共享和协同工作，实物混序归档和可视化盘点则让档案的管理更加直观和便捷。
显著收益：成本节约效率提升合规保障
企业使用合思档案平台这款管理档案的工具，能够获得显著的收益，包括成本节约、效率提升和合规保障等方面。
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以好想你健康食品股份有限公司为例，使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。COMMUNE幻师的纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。金牌橱柜家居科技股份有限公司的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + ，档案合规性达到了100%。
典型应用场景：适用性广泛性凸显
合思档案在不同行业都有典型的应用场景，充分体现了其作为一款管理档案的工具的适用性和广泛性。
– 食品行业
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，实现了财务档案的高效管理。合思档案帮助企业优化了档案管理流程，提高了工作效率，降低了成本。
– 餐饮行业
COMMUNE幻师和云海肴通过合思档案实现无纸化管理，降低了成本，提高了报销效率和业财融合水平。无纸化管理不仅减少了纸张的使用，还提高了信息的传递速度和准确性。
– 家居行业
金牌橱柜家居科技股份有限公司利用合思档案整合四证，实现业务证据链完整和数据共享，提高了工作效率和准确性。通过整合四证，企业可以更好地管理业务流程，确保数据的一致性和准确性。
– 数字阅读行业
帆书借助合思档案实现全量财务档案数字化存储，提高了财务结账效率，满足了企业全面数字化转型战略需要。数字化存储让企业的财务档案管理更加便捷和高效，为企业的数字化转型提供了有力支持。
客户成功案例：实际数据成果证明价值
众多不同行业的客户成功案例，用实际数据和成果证明了合思档案这款管理档案的工具的价值。
– 高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 + 。无纸化管理不仅减少了企业的成本，还提高了档案管理的准确性和安全性。
– 中文传媒通过合思档案的解决方案，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年，实现了企业全面财务档案数字化。数字化转型让企业的财务管理更加高效和透明。
– 杭州西湖城市建设投资集团使用合思档案后，档案整理匹配效率提升了72%，存储空间减少了41%，报销效率提升了300%，单据打印纸张减少了10万张/年，实现了可持续发展战略。可持续发展战略的实施，不仅有利于企业的长期发展，也符合社会的发展趋势。
– 海亮教育科技服务集团通过合思档案解决了数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题，档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。合思档案帮助企业优化了档案管理流程，提高了工作效率，降低了成本。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在当前企业积极寻求数字化转型的大背景下，一款优秀的管理档案的工具能够为企业带来巨大的价值。希望企业抓住机遇，选择合思档案这款管理档案的工具，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用。
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