在当今数字化浪潮汹涌澎湃，政策大力推动企业数字化转型的时代背景下，数电票正以前所未有的速度扩张，这给企业的财务档案管理带来了全新的挑战。传统的纸质档案管理方式犹如一艘老旧的帆船，在数字化的汪洋大海中显得力不从心，诸多痛点逐渐暴露无遗。而合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，如同一艘现代化的巨轮，应运而生，为企业提供了全面的财务数智化解决方案，助力职场报销效率提升。
产品背景与行业痛点：数电票时代的档案管理困局
在数电票时代，企业仿佛置身于一场激烈的战场，面临着巨大的财务档案管理压力。政策明确要求电子发票在接收、开具等环节实现全流程标准化无纸化处理，这无疑是对企业档案管理能力的一次严峻考验。然而，令人遗憾的是，高达90%的企业在档案管理中存在着各种各样的问题。
企业高管们就像战场上的指挥官，面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境。纸质档案的存储需要大量的空间和人力，每年的存储费用和管理成本居高不下。而且，海量的数据被封存在纸质档案中，如同沉睡的宝藏，难以挖掘其潜在的价值，无法为企业的决策提供有力的支持。
财务人员则像是战场上的后勤士兵，要花费大量的时间和精力整理数据。他们每天都要面对堆积如山的报销单据，一张一张地核对、整理，工作枯燥乏味且效率低下。繁琐的报销流程让他们疲于奔命，大量的时间都浪费在了重复性的劳动上，而真正用于数据分析和财务管理的时间却少之又少。
业务人员在报销过程中也苦不堪言，报销流程繁琐复杂，需要填写大量的表格，提交各种证明材料，经过层层审批，往往需要很长时间才能完成报销。这不仅影响了业务人员的工作积极性，也降低了企业的运营效率。
此外，传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质档案的印刷、存储、运输等都需要大量的费用，这是显性成本；而档案的查找、借阅、保管等过程中可能出现的信息丢失、损坏等问题，会给企业带来潜在的损失，这是隐形成本；同时，随着政策法规的不断完善，纸质档案管理如果不符合相关要求，企业将面临高额的罚款和法律风险，这是高合规风险。这些问题使得传统纸质档案管理方式无法满足企业数字化建设的需求，职场报销效率提升成为了企业亟待解决的问题。
解决方案概述：合思档案的全方位赋能
合思档案针对企业在数电票时代面临的财务档案管理问题，提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，全面覆盖企业不同角色的需求，为职场报销效率提升提供了有力保障。
对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助企业沉淀数据资产。通过对企业财务数据的全面采集和整理，将数据转化为有价值的信息，为企业的决策提供有力支持。同时，合思档案能够保障企业的合规管理，确保企业的财务档案管理符合国家政策法规的要求，降低企业的合规风险。此外，合思档案还能够助力企业决策数智化，通过数据分析和挖掘，为企业提供精准的决策建议，帮助企业实现降本增效。
对于归档员/财务人员而言，合思档案可以大大提高工作效率。其强大的自动归档功能和规则匹配能力，能够最大程度减少人工介入，让财务人员从繁琐的档案整理工作中解脱出来。同时，合思档案实现了数据的透明流转，财务人员可以实时查看档案的状态和流向，确保数据的安全和准确。在这样的环境下，财务人员可以轻松完成档案管理工作，将更多的时间和精力投入到财务管理和数据分析中，从而提升职场报销效率。
对于外部审计人员，合思档案支持档案外审在线化，审计人员可以通过系统在线查阅企业的财务档案，无需到企业现场进行审计，大大减少了沟通成本。同时，合思档案还提供一键查询借阅和权限管理功能，审计人员可以根据需要快速查询和借阅相关档案，并且系统会对档案的借阅和使用进行严格的权限管理，确保档案的安全和保密。
核心功能与优势：合思档案的强大实力
合思档案具备广泛连接的能力，就像一座桥梁，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据。无论是企业的财务系统、业务系统还是其他相关系统，合思档案都能够与之无缝对接，实现数据的实时共享和交换。这使得企业的财务数据能够得到全面、准确的采集，为后续的档案管理和数据分析提供了坚实的基础。
合思档案拥有100%自动归档功能，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入。系统可以根据预设的规则，自动对采集到的数据进行分类、整理和归档，无需人工干预。这不仅提高了档案管理的效率，还减少了人为错误的发生，确保了档案的准确性和完整性。
合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案合规性管理。在数字化时代，国家对电子会计档案的管理提出了明确的要求，合思档案严格遵循相关政策法规，确保企业的电子会计档案管理合法合规。这为企业提供了一个安全、可靠的档案管理环境，降低了企业的合规风险。
合思档案还具备灵活承接、持续迭代的能力，能够满足企业接收管理数电票的需求并及时应对变化。随着数电票的不断推广和应用，企业的财务档案管理需求也在不断变化。合思档案能够根据企业的实际需求，灵活调整系统功能，持续进行迭代升级，确保系统始终能够满足企业的最新需求。
其具体功能包括大数据解决方案，可实现百亿级单据量匹配关联和海量数据秒级查询。在当今大数据时代，企业的财务数据量呈爆炸式增长，传统的数据分析方法已经无法满足企业的需求。合思档案的大数据解决方案能够对海量的财务数据进行快速分析和处理，实现单据量的匹配关联和数据的秒级查询，为企业提供了高效、准确的数据分析支持。
档案扩展解决方案支持自定义档案类型和全流程扩展管理。企业可以根据自身的业务需求，自定义档案类型和管理流程，满足企业个性化的档案管理需求。
证据链完整性解决方案保障了财务合规。在财务审计和税务检查中，证据链的完整性是非常重要的。合思档案的证据链完整性解决方案能够对财务数据的来源、处理过程和结果进行全程记录，确保财务数据的真实性、准确性和完整性，为企业的财务合规提供了有力保障。
共享调阅解决方案满足了多维度档案调阅需求。企业内部不同部门、不同人员对档案的调阅需求可能存在差异，合思档案的共享调阅解决方案能够根据不同的权限设置，满足多维度的档案调阅需求，提高了档案的使用效率。
数电票解决方案实现了全流程自动化。从数电票的接收、开具到归档，合思档案都能够实现全流程自动化处理，大大提高了数电票的管理效率，为职场报销效率提升提供了有力支持。
实物备查解决方案实现了实物档案全流程管理定位。对于企业的实物档案，如合同、发票等，合思档案的实物备查解决方案能够对其进行全流程管理和定位，确保实物档案的安全和可追溯性。
应用场景与案例：合思档案的成功实践
合思档案在众多企业中得到了成功应用，为企业解决了财务档案管理难题，实现了职场报销效率提升。
有一家某年单据量达2.6亿的企业，在使用合思档案之前，面临着档案管理成本高、效率低等问题。通过引入合思档案，该企业实现了多系统采集数据，将各个业务系统和财务系统的数据进行整合，实现了数据的实时共享和交换。同时，合思档案的自动匹配组装档案功能，能够将采集到的数据自动分类、整理和归档，大大提高了档案管理的效率。此外，该企业还实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，员工可以通过系统在线查阅和借阅档案，无需到档案室查找，大大节省了时间和精力。通过使用合思档案，该企业降低了企业成本，提高了管理效率，职场报销效率得到了显著提升。
还有一家共享中心统建的集团型企业，由于下属企业众多，档案管理流程复杂、标准不统一等问题一直困扰着企业。通过使用合思档案，该企业实现了标准化落地，制定了统一的档案管理流程和标准，确保了各个下属企业的档案管理工作规范、统一。同时，合思档案的电子化管理方式，减少了纸质档案的使用，实现了低碳环保。通过使用合思档案，该企业解决了档案管理难题，提高了企业的整体运营效率，职场报销效率也得到了有效提升。
中国最大的K12民办教育集团之一，在使用合思档案之前，会计管理流程繁琐，工作效率低下。通过引入合思档案，该集团简化了会计管理流程，实现了财务数据的自动化处理和档案的电子化管理。同时，合思档案形成了多向、网状管理结构，各个部门之间可以实现数据的共享和协同，提高了工作效率。通过使用合思档案，该集团提高了工作效率，降低了管理成本，职场报销效率得到了大幅提升。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能和众多成功案例，能够帮助企业解决档案管理难题，实现财务数智化转型，有效提升职场报销效率。如果您也想体验合思档案带来的便捷和价值，实现职场报销效率提升，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可免费试用合思档案，开启财务数智化新时代。
