在电子凭证数字化转型的浪潮中，电子凭证全流程无纸化的时代正以势不可挡的姿态悄然来临。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的引领者，凭借其精心打造的电子会计档案管理平台——合思档案，为众多企业在档案归档流程中遇到的难题提供了有效的解决之道。接下来，让我们一同走进好想你健康食品股份有限公司，探寻合思档案是如何为其带来变革性影响的。
客户背景：红枣巨头的档案归档流程困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。
然而，在如此辉煌的背后，公司在档案归档流程方面却面临着重重挑战。财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受时间和空间的双重限制，查找起来耗时费力，无法实现实时调阅，极大地影响了工作效率。大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
解决方案：合思档案重塑档案归档流程
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数据同源打破壁垒
合思为好想你量身定制了全面的解决方案。首先是打破数据壁垒，实现数据同源。在传统的档案归档流程中，不同来源的数据分散且难以整合，给财务人员的工作带来了极大的不便。合思档案管理平台通过先进的技术手段，将各类数据进行统一整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。只需一键联查，就能快速获取所需信息，大大提升了工作效率。 -
自动组装审计无忧
在档案归档流程中，审计环节至关重要。合思档案平台实现了自动组装功能，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。这一创新模式改变了传统审计依赖大量纸质文件的方式，使得审计过程更加高效。审计人员可以快速准确地获取所需数据，减少了不必要的人工操作，提升了审计效率。 -
实物管理高效精准
合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。在档案归档流程中，实物档案的管理一直是一个难题。通过合思的解决方案，查阅者只需查询电子档案，就能迅速定位实物档案的位置。这不仅提高了实物档案的管理效率，还减少了因实物档案查找困难而带来的时间和人力成本。
成果展示：合思档案优化档案归档流程显成效
合思的解决方案为好想你在档案归档流程中带来了显著的收益。在人工耗时方面，减少了90%。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。预计每年能够减少综合成本20万元。通过合思档案系统，企业实现了财务档案的高效管理和利用，曾经困扰企业的档案归档流程难题得到了有效解决。
合思档案助力好想你健康食品股份有限公司在档案归档流程方面实现了质的飞跃。它不仅提高了工作效率、降低了成本，还确保了档案管理的合规性。在当前经济环境下，电子凭证数字化转型的趋势愈发明显。合思将继续凭借其先进的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业优化档案归档流程，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也在档案归档流程方面面临诸多难题，不妨选择合思。现在可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验其带来的便捷与高效。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。
