在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在当前经济环境下，企业对财务数智化和电子会计档案管理的需求日益凸显。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借专业的产品与服务，协助众多企业达成降本增效、合规经营的目标。下面，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入剖析档案数字化实施背景下，合思档案如何帮助企业攻克财务档案管理难题。
金牌橱柜：传统档案管理困境重重
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，一直是国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务先锋。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在财务档案管理方面，却陷入了困境。
会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中。档案数据难以有效利用，犹如深埋地下的宝藏，难以挖掘其价值。财务临时保管一年后，档案需移交综合档案管理，而存储环节需要独立的档案室来管理纸质档案。纸质档案管理占据主导地位，每年进行实物稽查时，工作人员需人工逐一翻查，效率极为低下。在档案数字化实施的大趋势下，金牌橱柜急需找到一种有效的解决方案，来打破传统档案管理的枷锁。
合思方案：全方位解决档案管理痛点
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打破数据壁垒实现统一存储
在档案数字化实施过程中，合思为金牌橱柜提供了全面且高效的解决方案。首先，合思致力于打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合。通过统一储存、统一标准、统一管理，让原本分散的档案数据形成一个有机的整体。就像将散落的珍珠串成美丽的项链，使档案数据的管理更加有序、高效。合思建立了一个集中的档案存储平台，让所有的档案数据都能在这个平台上找到自己的位置。无论是凭证、单据还是合同、回单，都能在这个平台上得到妥善的保管和管理。这样一来，企业在需要查阅档案数据时，无需再在各个系统中苦苦寻找，只需在这个统一的平台上进行操作，就能快速找到所需的档案数据。 -
搭建业务证据链促进业财融合
合思还为金牌橱柜搭建了业务证据链。以业务为核心，构建起完整的证据链条，实现业财一体双向穿透。在传统的档案管理模式下，业务与财务之间往往存在着信息不对称的问题。而合思的解决方案打破了这种隔阂，让业务数据与财务数据能够相互印证、相互支持。在档案数字化实施中，企业可以通过业务证据链，清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，以及与之相关的财务信息。这不仅有助于提高企业的财务管理水平，还能为企业的决策提供更加准确、可靠的依据。 -
数据共享查阅一站式服务
在档案数字化实施的过程中，合思实现了数据共享和一站式查阅。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。企业员工只需在系统中输入关键词，就能快速定位到所需的档案数据。这种一站式的查阅服务，大大节省了员工的时间和精力，提高了工作效率。同时，数据共享也促进了企业内部各部门之间的协作与沟通。不同部门的员工可以根据自己的权限，在系统中共享档案数据，共同完成工作任务。 -
银行回单无纸化降本增效
合思帮助金牌橱柜实现了银行回单无纸化。海量的银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。在传统的档案管理模式下，银行回单的处理需要耗费大量的人力和物力。而合思的解决方案通过自动化技术，将银行回单的处理流程进行了优化。自动采集功能可以实时获取银行回单数据，切割和组装功能则将这些数据进行整理和分类，最终形成电子档案。这不仅减少了纸质档案的存储成本，还提高了数据处理的准确性和及时性，助力企业降本增效。
显著成效：档案管理焕发出新活力
通过档案数字化实施，合思档案在金牌橱柜取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业员工在处理档案相关工作时，能够节省大量的时间和精力，将更多的时间投入到核心业务中。预估节省总体成本30万+/年，这对于企业来说，无疑是一笔可观的开支。同时，档案合规性达到了100%。在当前严格的监管环境下，确保财务档案管理的合规性至关重要。合思档案的实施，让金牌橱柜的财务档案管理更加规范、严谨，避免了因违规行为而带来的风险。
合思档案在金牌橱柜的成功应用，充分彰显了其在电子会计档案管理方面的强大实力和显著优势。在企业数字化转型加速的当下，档案数字化实施已成为企业发展的必然趋势。合思将继续发挥自身优势，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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