在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理与会计档案管理正经历着深刻的变革。合思作为一家专注于企业财务数字化解决方案的提供商，凭借其先进的产品和服务，帮助众多企业实现了财务数字化转型。今天，我们将走进一家知名头部数字阅读品牌的企业，探寻合思如何助力其解决会计档案管理等诸多难题，实现降本增效的目标。
知名头部数字阅读品牌风采
该客户作为行业内的佼佼者，是一家知名头部数字阅读品牌。在数字阅读领域，它具有较高的知名度和影响力。凭借丰富的内容资源、创新的技术应用以及良好的用户体验，赢得了广大读者的喜爱和市场的认可。然而，随着企业的不断发展壮大，在会计档案管理以及整体财务流程方面，也面临着一些亟待解决的问题。
会计档案管理困境
- 业务流程支离破碎
在业务流程方面，该企业的数据分散在内部多个系统之中。各个系统之间缺乏有效的连接和整合，导致业务流程出现断裂。这使得费用管控难以有效实施，预算超标情况频繁出现。例如，在项目费用的支出上，由于数据无法及时共享和统一管理，各个部门可能会出现重复支出或者超出预算的情况，给企业的财务管理带来了很大的压力。 - 财务工作机械低效
每月，财务人员都需要处理大量的单据。无论是原始凭证还是财务凭证，都需要进行打印粘贴。这种低价值、机械性的工作占据了财务人员大量的时间和精力，导致人效极低。财务人员本应将更多的精力放在财务分析、决策支持等更有价值的工作上，但却被这些繁琐的事务束缚住了手脚。 - 成本消耗惊人
全业务数据打印纸质副本进行报销、入账、归档等操作，不仅造成了大量的纸张浪费，还带来了高额的成本支出。从纸张的采购费用到打印设备的损耗、维护费用，以及存储空间的租赁费用等，这些成本都在不断增加企业的负担。而且，随着企业业务的不断拓展，数据量的不断增大，这种成本消耗的问题会越来越突出。 - 档案管理混乱不堪
在会计档案管理方面，问题也十分突出。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中进行查找，这不仅耗费大量的时间和精力，而且效率极低，无法适应企业快速扩张的需求。一旦遇到紧急情况需要调取相关档案，可能会因为查找困难而耽误业务的正常开展。
合思解决方案登场
- 一站式“消费 – 入账 – 归档”
合思为该客户提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。这一方案助力企业完成了业财平台建设，确保了财务准确性符合上市要求。通过将消费、入账和归档等环节进行整合，实现了数据的实时共享和流程的自动化处理，大大提高了财务工作的效率和准确性。 - 结账时间大幅缩短
在提升财务及时性方面，合思的解决方案也取得了显著的成效。结账时间从原来的T + 15提升到了T + 7，年底预计将达到T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，为管理层的决策提供更及时、准确的支持。
合作选型之路
- 精细选型模型构建
客户构建了精细的系统服务商选型模型。在选择合作伙伴时，综合考虑了多个因素，包括现有系统兼容性、客户案例、甲方所属行业、服务响应时间、可靠性、专业性、软件架构本地化/SaaS、价格等。通过对这些因素的全面评估和分析，客户能够更加科学、客观地选择最适合自己的合作伙伴。 - 合思脱颖而出
经过严格的筛选和比较，合思凭借其先进的技术、丰富的行业经验、良好的服务口碑以及合理的价格，最终脱颖而出，赢得了客户的信任。合思的解决方案能够与客户现有的系统进行很好的兼容，并且能够根据客户的实际需求进行定制化开发，满足客户在会计档案管理等方面的特殊要求。
显著成果效益展现
- 增效：实时掌控与高效借阅
在增效方面，合思的解决方案带来了显著的变化。企业能够实时掌握付款进度，及时了解资金的流向和使用情况。同时，档案整理效率得到了极大的提升，形成了财务数字档案室。通过数字化的管理方式，借阅和查找效率大幅提高，业务部门能够快速获取所需的历史资料，为业务的开展提供了有力的支持。 - 降本：多维度成本削减
在降本方面，合思的解决方案也发挥了重要作用。通过对费用的有效管控，减少了差旅超标和预算超额的情况。同时，减少了纸质文件的使用，降低了人力成本、纸张成本和空间成本。企业不再需要大量的人力来进行纸质文件的打印、粘贴和归档工作，也节省了存储空间的租赁费用，实现了多维度的成本削减。 - 合规：严格保障费用与档案合规
在合规方面，合思的解决方案具有严格的保障措施。发票OCR识别验真技术能够保障费用合规，确保每一笔费用的支出都符合相关规定。审批流转路径清晰，能够有效管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储，符合最新档案法和财务档案管理办法的要求。这为企业的财务管理提供了坚实的法律保障，避免了因合规问题而带来的风险。 - 先进：全场景覆盖与数字化转型
在先进性方面，合思的解决方案能够灵活覆盖因公消费全场景。员工无需垫资、报销，费用业务数字化融入日常办公。这种模式贴合双碳目标，减少了纸张的使用，降低了碳排放。同时，实现了企业的全面数字化转型，使企业在市场竞争中更具优势。
客户高度评价反馈
通过与合思合作，该客户有效解决了企业面临的财务和档案管理难题。企业实现了降本增效，提升了财务管理水平。客户表示，合思的产品和服务非常符合企业的实际需求，在实施过程中，合思的团队也提供了专业、高效的服务，及时解决了遇到的问题。客户对合思的产品和服务非常满意，认为这是一次非常成功的合作。
如果您的企业也面临着类似的财务和会计档案管理问题，不妨借鉴该客户的成功经验，选择合思的解决方案。合思将为您提供专业的服务，帮助您实现财务数字化转型和降本增效。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便利和价值。
