在数字化浪潮的席卷下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这一时代变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其创新的合思档案管理平台，为众多企业在会计文件保存方面提供了卓越的解决方案。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案如何助力企业在会计文件保存上实现降本增效。
红枣巨头的会计文件保存困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。该企业业务规模庞大，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，年凭证数更是高达3.6万多份。
然而，随着企业的不断发展，在会计文件保存方面却面临着重重挑战。首先是归档难题，大量的会计文件需要人工整理和归档，不仅耗时耗力，还容易出现错误。其次，查找会计文件变得异常缓慢，当需要查阅特定文件时，财务人员往往需要花费大量时间在堆积如山的文件中寻找。再者，会计文件保存的成本居高不下，包括纸质文件的打印、存储设备的购置以及人力成本等。最后，还存在合规性问题，传统的会计文件保存方式难以满足日益严格的财务法规要求。
在这样的困境下，好想你急需一套高效、智能的会计文件保存解决方案，以提升财务档案管理的效率和质量。
合思档案：打破会计文件保存壁垒
合思深入了解好想你在会计文件保存方面的痛点后，为其量身定制了一套针对性的解决方案。
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数据同源便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查功能，轻松获取所需的会计文件信息。在传统的会计文件保存方式下，不同系统之间的数据相互孤立，财务人员需要在多个系统中切换查找，效率低下。而合思档案管理平台将所有相关数据整合在一起，财务人员只需在一个平台上操作，即可快速找到所需的文件，大大提升了工作效率。这种便捷的联查功能，让会计文件保存不再繁琐，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策中。 -
自动组装审计无忧
在审计环节，合思档案管理平台发挥了巨大的优势。它实现了自动组装功能，将会计文件按照审计要求进行自动整理和分类。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员手动查阅大量的纸质文件，不仅工作量大，还容易出现遗漏。而合思档案管理平台通过数字化的方式，让审计人员可以快速定位和查阅所需的会计文件，减少了审计时间和成本。同时，平台还提供了详细的审计轨迹记录，方便审计人员进行追溯和核实，确保审计工作的准确性和合规性。 -
实物管理精准匹配
对于会计文件的实物管理，合思档案管理平台同样有出色的表现。它借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子文件与实物文件的精准匹配。当查阅者需要查阅实物文件时，只需在平台上查询电子文件，即可快速定位实物文件的存放位置。这种智能化的实物管理方式，不仅提高了查阅效率，还减少了实物文件丢失和损坏的风险。在传统的会计文件保存方式下，实物文件的管理往往比较混乱，容易出现丢失、损坏等问题。而合思档案管理平台通过数字化的手段，让实物文件的管理更加规范、有序。
显著成效：会计文件保存的变革之路
合思档案管理平台为好想你带来了显著的收益，在会计文件保存方面实现了质的飞跃。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的会计文件归档、整理和查找工作，现在通过合思档案管理平台的自动化功能，大大减轻了财务人员的工作负担。总部接收会计文件的管理耗时减少了80%，使得总部能够更快速、准确地获取各部门的会计文件信息，提高了财务管理的效率。借阅管理耗时减少了67%，借阅流程更加便捷高效，财务人员可以快速借取和归还会计文件，提高了文件的使用效率。
从成本角度来看，预计每年可减少综合成本20万元。这包括纸质文件的打印成本、存储设备的购置成本以及人力成本等。通过合思档案管理平台的数字化管理，好想你实现了会计文件保存的成本优化，提升了企业的经济效益。
合思档案帮助好想你解决了会计文件保存的难题，实现了降本增效，提升了企业的运营效率和合规性。在未来，随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思将继续发挥自身优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着会计文件保存的困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启免费试用，开启财务数智化转型之旅。让合思档案成为您会计文件保存的得力助手，共同迎接数字化时代的挑战。
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