在当今时代，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化发展的必由之路。合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其自主研发的电子档案管理系统，成功为众多企业解决了电子凭证接收、报销、入账、归档等一系列难题。其中，好想你健康食品股份有限公司在合思电子档案管理系统的助力下，实现了财务管理的重大变革。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，经过多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军上市企业。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有超过1000名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，随着公司规模的不断扩大，在财务档案管理方面却遭遇了诸多困境。
首先是归档难题。财务人员在进行归档工作时，需要耗费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，这使得归档工作变得异常繁琐。而且，即便财务人员如此谨慎，档案遗失的情况仍然难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的人力和时间。
其次是查找效率低下。纸质档案受时间和空间的限制非常明显。在需要查阅档案时，往往无法实现实时调阅。可能因为档案存放在不同的地方，需要花费时间去寻找存放地点。同时，也无法实现多人同时借阅，这在一定程度上影响了工作的协同效率。而且，精准查找纸质档案也十分困难，常常需要在大量的档案中逐一筛选，才能找到所需的文件。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了巨大的要求。公司需要专门的档案室来存放这些档案，这无疑增加了场地成本。同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和借阅登记等工作，人力成本也不容小觑。
最后是合规性问题。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等情况，导致数据丢失。而且，在数据安全方面，纸质档案也存在较大的风险，容易被窃取或篡改。
合思系统的破局良方
针对好想你健康食品股份有限公司面临的这些业务痛点，合思电子档案管理系统提供了一系列行之有效的解决方案。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思电子档案管理系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过系统一键联查相关数据，大大提升了工作效率。在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统或文件中查找相关信息，这不仅耗费时间，而且容易出错。而合思电子档案管理系统将所有相关数据整合在一起，财务人员只需在系统中输入关键词，即可快速查找到所需的单据、发票、回单和凭证等信息。这种便捷的联查功能，使得财务人员能够更加高效地完成工作，减少了人为错误的发生。 -
自动组装档案提升审计效率
在审计方面，合思电子档案管理系统实现了自动组装档案。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计工作需要审计人员花费大量的时间去整理和核对纸质档案，工作效率低下。而合思电子档案管理系统能够自动将相关数据进行组装，形成完整的审计档案。审计人员可以直接在系统中查阅和分析这些档案数据，无需再去翻阅大量的纸质文件。同时，系统还提供了数据分析和预警功能，能够帮助审计人员快速发现潜在的问题，提高审计的准确性和效率。 -
实物高效管理精准定位档案
合思电子档案管理系统借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的高效匹配。查阅者在查询电子档案时，即可精准定位实物档案的位置。在传统的档案管理中，查找实物档案是一项非常困难的工作，往往需要花费大量的时间和人力。而合思电子档案管理系统通过为每一份实物档案生成唯一的二维码，并将其与电子档案进行关联，使得查阅者在系统中查询电子档案时，能够同时获取实物档案的存放位置信息。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了档案丢失和损坏的风险。
显著成效彰显系统价值
通过合思电子档案管理系统的实施，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，也无需在繁琐的纸质档案中查找信息。系统的自动化功能和便捷的联查功能，使得财务人员的工作效率得到了极大的提升。
总部接收管理耗时减少了80%。在传统的档案管理模式下，总部需要花费大量的时间和精力去接收和整理下属公司的档案。而合思电子档案管理系统实现了档案的电子化传输和集中管理，总部可以直接在系统中接收和处理下属公司的档案，大大减少了管理耗时。
借阅管理耗时减少了67%。借阅者可以通过系统在线申请借阅档案，无需再到档案室进行人工登记。系统会自动审批借阅申请，并提供电子档案供借阅者查阅。如果需要查阅实物档案，系统也能够快速定位档案位置，减少了借阅者的等待时间。
预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括场地成本和人力成本的减少，还包括因提高工作效率而带来的间接成本的降低。通过合思电子档案管理系统的应用，好想你健康食品股份有限公司提高了工作效率，降低了成本，同时提升了财务管理的合规性和档案利用的便捷性。
合思电子档案管理系统在好想你健康食品股份有限公司的成功应用，充分展示了其在财务数智化领域的强大实力和显著价值。随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思将继续发挥技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务和电子会计档案解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思电子档案管理系统，还能免费试用，开启财务数智化之旅。
