在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，全流程无纸化办公的新时代已然拉开帷幕。企业在财务管理方面正面临着前所未有的挑战与机遇。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其自主研发的电子会计档案管理平台——合思档案，为众多企业排忧解难，成功攻克财务档案管理的重重难关。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思档案带来的变革。
好想你：传统财务档案管理的困境
- 红枣巨头的管理痛点
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。公司规模不断扩大，拥有1000多名员工，400多家全国门店，以及18家归档主体。然而，在企业蓬勃发展的背后，传统财务档案管理的短板逐渐显现。
在档案归档环节，财务人员需要花费大量的时间和精力，逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一笔业务的档案都需要反复核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，档案遗失的情况时有发生，一旦档案丢失，查找和补充的过程更是繁琐至极。
纸质档案受限于时间和空间的双重束缚。查找一份档案往往需要耗费大量的时间，工作人员需要在堆积如山的档案库中苦苦寻觅。实时调阅、同时借阅以及精准查找这些基本的需求，在纸质档案管理模式下几乎成为了奢望。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，还需要安排专人进行日常的整理和维护。这不仅增加了企业的运营成本，还降低了工作效率。更为重要的是，纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，无法满足企业合规性数据管理的要求。
合思档案：量身定制的解决方案
- 打破数据壁垒，实现便捷联查
合思深刻理解好想你所面临的困境，为其量身打造了一套针对性的解决方案。合思档案首先打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将各种财务数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。
财务人员只需轻轻点击鼠标，即可实现一键联查。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在系统中快速定位，大大提高了工作效率。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁琐的档案核对工作中解脱出来，将更多的精力投入到数据分析和决策支持中。
- 自动组装档案，提升审计效率
在审计方面，合思档案也展现出了强大的优势。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统能够自动组装档案，按照审计要求生成规范的审计报告。审计人员可以直接在系统中查阅电子档案，无需再翻阅大量的纸质文件，大大提升了审计效率。
同时，合思档案的审计功能还支持多维度查询和分析，能够帮助审计人员快速发现潜在的问题和风险。这种高效的审计模式，为企业的合规性数据管理提供了有力的保障。
- 实物高效管理，精准定位档案
对于实物档案的管理，合思档案同样有妙招。借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有唯一的二维码标识，查阅者在查询电子档案时，系统会自动显示实物档案的存放位置。
这种管理方式不仅提高了档案查阅的效率，还减少了档案丢失和损坏的风险。工作人员可以快速定位到所需的实物档案，避免了在档案库中盲目寻找的尴尬局面。
合思档案带来的显著成效
- 大幅减少人工耗时
通过合思档案解决方案的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案核对和查找，工作效率得到了极大的提升。
总部接收档案的管理耗时也减少了80%。以往，总部需要花费大量的时间和精力来处理各地分支机构的档案，现在通过合思档案系统，档案可以实现实时上传和共享，总部可以随时查阅和管理各地的档案，大大提高了管理效率。
借阅管理的耗时也减少了67%。员工在借阅档案时，只需在系统中提交申请，即可快速获得审批和借阅权限。同时，系统会自动记录借阅信息，方便后续的管理和追溯。
- 降低综合成本
除了减少人工耗时，合思档案还为好想你节省了大量的成本。预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案系统对空间和人力的优化。企业不再需要租赁大面积的仓库来存放档案，也不需要安排过多的人员进行档案管理，从而降低了运营成本。
合思档案：合规性数据管理的最佳选择
合思档案帮助好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的痛点，实现了降本增效。在合规性数据管理方面，合思档案也发挥了重要作用。系统严格遵循国家相关法律法规和行业标准，确保企业的财务数据安全可靠。
随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思将继续凭借其先进的技术和丰富的行业经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务。合思档案不仅能够帮助企业实现数字化转型，还能助力企业实现绿色化发展，减少纸质档案的使用，降低对环境的影响。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启财务数智化新征程。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和便捷的操作。让合思档案成为您企业合规性数据管理的得力助手，共同迎接财务数智化时代的挑战！
