在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，电子凭证全流程无纸化的崭新时代已然来临。在这场变革中，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其先进的合思档案平台，为众多企业破解财务档案管理难题，提供了行之有效的路径。下面，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思如何助力企业实现降本增效的显著成效。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。这家企业规模庞大，拥有1000 + 员工，全国门店数达400 + 。然而，随着企业的不断发展壮大，其在财务档案管理方面却面临着重重困境。
传统的财务档案管理方式效率低下，数据分散在各个系统中，形成了一个个信息孤岛。财务人员在进行数据查询和整合时，往往需要耗费大量的时间和精力，工作效率受到极大影响。而且，在审计过程中，由于缺乏统一的数据归档规范，审计人员难以快速准确地获取所需信息，审计效率也大打折扣。此外，实物档案与电子档案的匹配难度较大，查阅者在查找实物档案时常常需要花费大量时间在库房中寻找，给工作带来了诸多不便。
合思方案：打破壁垒数据同源
面对好想你所面临的这些难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。其中，打破数据壁垒，实现数据同源是关键的一步。
合思档案平台通过先进的技术手段，将分散在各个系统中的财务数据进行整合，建立了统一的数据归档规范。财务人员只需一键操作，即可联查相关数据，大大提升了工作效率。无论是日常的财务核算，还是月度、年度的财务报表编制，都变得更加轻松快捷。
在这个过程中，合思注重数据的准确性和完整性。通过严格的数据清洗和校验机制，确保每一笔数据都符合数据归档规范，为企业的财务管理提供了坚实的数据基础。同时，平台还支持数据的实时更新和同步，保证了财务信息的及时性和有效性。
自动组装：提升审计效率利器
合思的解决方案不仅在日常财务工作中发挥了重要作用，在审计环节也展现出了强大的优势。通过实现自动组装功能，以档案数据为标准进行内外审计，极大地提升了审计效率。
平台按照数据归档规范，将相关的财务数据和档案信息进行自动分类和整理。审计人员在进行审计时，只需根据审计需求，选择相应的审计项目，平台即可快速生成符合要求的审计报告。这种方式不仅节省了大量的人工时间，还提高了审计的准确性和可靠性。
此外，合思档案平台还支持审计数据的追溯和查询。审计人员可以随时对审计过程中的数据进行回溯，查看数据的来源和处理过程，确保审计工作的严谨性和公正性。在这个过程中，数据归档规范起到了至关重要的作用，它为审计工作提供了统一的标准和规范，使得审计工作更加高效、有序。
虚实结合：档案查阅便捷无忧
为了解决实物档案与电子档案匹配难的问题，合思引入了虚拟档案库房和二维码技术。通过建立虚拟档案库房，将实物档案的信息进行数字化管理，并与电子档案进行关联。同时，为每一份实物档案贴上二维码，查阅者只需扫描二维码，即可快速定位实物档案的位置。
在这个过程中，数据归档规范同样发挥了重要作用。所有的实物档案信息都按照数据归档规范进行录入和管理，确保了信息的准确性和一致性。查阅者在查找实物档案时，只需在平台上输入相关关键词，即可快速找到所需档案的电子信息和实物位置。这种虚实结合的方式，大大提高了档案查阅的便捷性和效率，为企业的日常工作提供了有力支持。
显著成果：降本增效成效斐然
合思的解决方案为好想你带来了显著的成果。通过优化财务档案管理流程，引入数据归档规范，企业在多个方面实现了降本增效。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的数据整理和查询工作，现在通过合思档案平台的自动化处理，变得轻松简单。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提升了企业的整体运营效率。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。通过数据的实时同步和自动传输，总部可以及时获取各部门的财务信息，无需再进行繁琐的人工收集和整理。这不仅提高了信息的及时性，还降低了管理成本。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。通过虚拟档案库房和二维码技术的应用，查阅者可以快速准确地找到所需档案，减少了在库房中寻找档案的时间。同时，平台还支持借阅流程的线上化管理，进一步提高了借阅管理的效率。
预计每年可为企业减少综合成本20万元。这些成本的降低不仅体现在人力成本上，还包括纸张、存储设备等方面的成本。通过实现电子档案的管理，企业减少了对纸质档案的依赖，降低了档案存储和保管的成本。
携手合思：开启降本增效之旅
从好想你等众多企业的成功案例可以看出，合思档案在帮助企业解决财务档案管理痛点、实现降本增效方面成效显著。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品和服务，为企业提供更加优质、高效的财务数智化解决方案。
在当前数字化转型的大趋势下，数据归档规范对于企业的财务档案管理至关重要。合思档案平台通过建立统一的数据归档规范，为企业提供了一个高效、便捷、安全的财务档案管理平台。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，免费试用合思档案平台，开启降本增效之旅，让您的企业在数字化浪潮中稳健前行。
