合思档案：开启企业会计档案管理数字化变革

在企业的日常运营中，传统会计档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。企业高管们常常抱怨，纸质档案管理成本居高不下，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了很大的困扰。

财务人员也苦不堪言，面对海量的档案数据，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的操作让他们的工作热情逐渐消磨殆尽。

业务人员同样有苦难言，出差、招待后的报销流程中，纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程耗费了大量的时间和精力。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本体现在手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。

而合思档案的出现，犹如一场及时雨，为企业解决了这些痛点，提供了一套高效的费用控制解决方案。

全面方案 满足多元需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，犹如一个功能强大的“档案管理百宝箱”，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化。同时，它还能提升财务服务效率，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，是企业数字化转型道路上的得力助手，也是一套有效的费用控制解决方案。

对于归档员/财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，为企业的财务管理提供有力支持，也是一种有效的费用控制解决方案。

对于外部审计工作，合思档案更是提供了极大的便利。审计人员无需进入档案室，就能实现档案外审的在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计人员进行重复沟通来补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，同样属于费用控制解决方案的一部分。

核心功能 凸显强大优势

• 多源采集 灵活高效
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，为企业提供了全方位、灵活的采集方式，是费用控制解决方案中的重要一环。

• 智能制档 精准匹配
  合思档案的智能制档功能十分强大。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案管理更加精准、高效，也是费用控制解决方案的关键功能。

• 双模检测 保障安全
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业的档案安全保驾护航，属于费用控制解决方案的安全保障部分。

• 精细管理 灵活扩展
  合思档案的档案管理功能具备精准的权限管控能力。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，为企业的档案管理提供了精细、灵活的管理方式，是费用控制解决方案的重要组成部分。

显著收益 助力企业发展

使用合思档案，企业能够获得显著的收益，这也是一套有效的费用控制解决方案所带来的价值体现。

首先，实现了显著的降本增效。企业可以彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，保证了管理合规性，让企业能够更有效地“收紧钱袋子”。

其次，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，使企业的财务管理更加顺畅、高效。

再者，让数据“活起来”。从数据到决策，企业能够真正利用档案数据，实现数据价值，为企业的决策提供有力支持。

最后，实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现了企业效益的最大化。

广泛场景 展现强大适用性

• 数电票场景一站式管理
  在数电票场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，为企业在数电票管理方面提供了高效的费用控制解决方案。

• 实物备查场景创新管理
  在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，档案系统通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用，为企业在实物档案管理方面提供了有效的费用控制解决方案。

• 共享调阅场景精准查询
  合思档案能够满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，是企业档案共享调阅方面的费用控制解决方案。

• 大数据处理场景高效应对
  在数电票时代，企业内外部产生的电子数据呈爆发式增长。合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，实现元数据级检索、海量数据秒级查询等，为企业在大数据处理场景下提供了高效的费用控制解决方案。

成功案例 见证卓越成效

某企业年单据量高达2.6亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案后，通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，充分体现了合思档案作为费用控制解决方案的卓越成效。

世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。使用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，再次证明了合思档案作为费用控制解决方案的强大实力。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案帮助其统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，业务证据链完整，实现了数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，进一步验证了合思档案作为费用控制解决方案的有效性。

中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用环节都存在诸多问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，展示了合思档案作为费用控制解决方案在不同行业的成功应用。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，在全国多个城市设有直营服务网络，通过众多合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和支持。同时，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收，具有强大的技术实力和安全保障。

如果您的企业也想抓住数字化转型的机遇，实现会计档案管理的变革，不妨选择合思档案。现在就拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码联系我们，还可以免费试用，开启会计档案管理的新征程！