在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。企业财务数智化转型如同箭在弦上，成为众多企业亟待解决的课题。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其卓越的技术与服务，推出了合思档案管理平台，为众多企业解决财务痛点，实现降本增效。下面，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究电子资料存档最佳实践。
红枣巨头的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。该企业规模庞大，拥有1000 +员工、400 +全国门店数以及18家归档主体。然而，在财务档案管理方面，却面临着诸多棘手问题。
首先是归档难题。财务归档工作犹如一场繁琐的拼图游戏，需要财务人员花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，仍难以避免档案遗失的风险，就像在茫茫大海中寻找一颗遗失的珍珠，困难重重。
其次是查找缓慢。纸质档案如同被禁锢在时空牢笼中的宝藏，受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。当企业需要紧急查阅某份档案时，往往需要耗费大量的人力和时间成本，严重影响工作效率。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案管理，如同一个无底洞，对空间和人力提出了极高的要求。企业需要为档案存储提供专门的场地，同时还需要配备专业的管理人员进行维护和管理，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是合规风险。纸质档案管理办法在电子时代显得力不从心，无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着企业数字化进程的加速，电子文件的数量与日俱增，如何确保这些电子文件的合规性和安全性，成为企业面临的一大挑战。
合思档案的破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司的财务档案管理难题，合思凭借其深厚的技术积累和丰富的行业经验，提供了一系列创新的解决方案，堪称电子资料存档最佳实践。
-
打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员只需轻轻一键，即可实现便捷联查，将原本繁琐的财务工作变得轻松高效。这就好比在一个庞大的数据库中安装了一台精准的搜索引擎，让财务人员能够快速准确地找到所需的信息。通过这种方式，有效提升了财务人员的工作效率，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
自动组装助力高效审计
在审计环节，合思档案管理平台实现了自动组装，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计工作变得更加高效，就像一支训练有素的军队，有条不紊地进行着各项审计任务。审计人员可以直接从系统中获取准确的档案数据，无需再花费大量时间去翻阅纸质档案，大大缩短了审计周期，提高了审计效率。 -
实物高效管理精准定位
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，即可精准定位实物档案的位置，就像在一个巨大的仓库中安装了一个智能导航系统，让查找实物档案变得轻而易举。这种方式不仅提高了档案查阅的效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。
显著成效见证最佳实践
通过合思档案管理平台的实施，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成效，再次证明了电子资料存档最佳实践的可行性和有效性。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力投入的财务归档工作，现在只需少量人员即可轻松完成。总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这意味着企业在财务档案管理方面节省了大量的人力成本，让企业能够将更多的资源投入到核心业务中。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。通过降低档案管理成本，企业能够提高自身的竞争力，在市场竞争中占据更有利的地位。
携手合思开启数智化之旅
合思档案管理平台帮助好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效，为电子资料存档最佳实践树立了典范。在未来，随着电子凭证数字化转型的加速，企业对财务数智化的需求将越来越迫切。
合思将继续凭借其专业的技术和服务，不断创新和完善产品，助力更多企业实现财务数智化升级。如果您的企业也面临着财务档案管理的困扰，不妨选择合思，让有限的资源发挥出更有效的价值。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验电子资料存档最佳实践带来的便捷与高效。
