在当今企业数字化转型的浪潮中，会计档案管理作为企业财务管理的重要环节，其高效性和合规性愈发受到关注。合思的会计档案管理软件凭借卓越的功能和出色的服务，为众多企业解决了会计档案管理难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思会计档案管理软件如何为企业带来变革。
客户简介：红枣巨头的辉煌征程
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘，在红枣行业树立了卓越的品牌形象。2011年，公司成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工和400多家全国门店。如此庞大的企业规模，对会计档案管理提出了更高的要求。在传统的会计档案管理模式下，好想你面临着诸多挑战，而合思会计档案管理软件的出现，为其带来了新的转机。
业务背景：传统档案管理的重重困境
归档难题：时间黑洞与档案遗失风险
在传统的会计档案管理方式下，财务人员需要花费大量时间来确认单据的一致性。每一张单据都需要人工核对，从金额到日期，从业务内容到审批流程，任何一个环节的疏忽都可能导致档案归档错误。而且，纸质档案在传递和保存过程中，极易出现遗失的情况。一旦档案遗失，不仅会影响企业的财务管理效率，还可能面临合规风险。
查找之慢：时空枷锁下的无奈
纸质档案的查找受时空限制极大。当企业需要查阅某份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的档案柜中苦苦寻找。如果档案存放不规范，查找过程更是如同大海捞针。而且，在不同地区的分支机构之间，调阅档案更是难上加难，无法实现实时调阅，严重影响了企业的决策效率。
成本之高：空间与人力的双重负担
大量的纸质档案需要占用大量的存储空间。企业需要专门的档案库房来存放这些档案，还需要配备专业的档案管理人员进行日常管理。这不仅增加了企业的空间成本，还增加了人力成本。随着企业的发展，档案数量不断增加，这种成本压力也越来越大。
合规隐患：数据安全与长期保存的挑战
纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等问题，导致档案信息丢失。而且，在数字化时代，电子文件的安全性也备受关注。如果档案信息泄露，可能会给企业带来巨大的损失。
解决方案：合思软件的三大法宝
打破壁垒：数据同源开启便捷之门
合思会计档案管理软件打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过与企业的财务系统、业务系统等进行对接，软件可以自动获取各类会计数据，为财务人员实现了便捷利用和一键联查。财务人员无需在多个系统之间切换，只需在会计档案管理软件中输入关键词，即可快速查询到相关的会计档案信息。这种便捷的操作方式，大大提高了财务人员的工作效率。
自动组装：审计高效的秘密武器
在内外审计过程中，合思会计档案管理软件以档案数据为标准，实现了自动组装。软件可以根据审计要求，自动筛选和整理相关的会计档案信息，生成审计所需的报表和文档。这不仅提高了审计效率，还减少了人为错误的发生。审计人员可以更加快速、准确地完成审计工作，为企业的合规经营提供了有力保障。
实物高效管理：虚拟库房与二维码的完美结合
合思会计档案管理软件借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的完美匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，财务人员可以快速查询到该档案的电子信息，包括档案的基本信息、存放位置、借阅记录等。同时，软件还可以根据实物档案的存放位置，实现电子档案的自动定位。这种实物高效管理的方式，大大提高了档案的查询和利用效率。
实施过程：智能采集与自动归档的完美演绎
智能采集：OCR技术助力数据获取
合思会计档案管理软件通过智能采集功能，利用OCR技术自动识别和整理各类文档信息。无论是纸质发票、合同，还是电子文档，软件都可以快速准确地识别其中的文字信息，并将其转换为电子数据。这不仅提高了数据采集的效率，还减少了人为输入错误的发生。
实物数字化：扫描拍照实现档案转型
对于实体文件，合思会计档案管理软件支持扫描或拍照转换为数字形式。财务人员可以使用扫描设备将纸质档案扫描成电子文件，或者使用手机拍照将档案信息上传到软件中。通过这种方式，企业可以将大量的纸质档案转换为电子档案，实现档案的数字化管理。
自动归档：预设规则确保分类处理
在数据采集完成后，合思会计档案管理软件根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，实现自动归档。软件可以根据档案的类型、时间、部门等因素，将档案自动分类到相应的文件夹中。同时，软件还可以根据企业的档案管理制度，对档案进行权限设置，确保档案信息的安全。
取得成果：显著降本增效的有力见证
人工耗时大幅减少
合思会计档案管理软件的应用，使得好想你公司在会计档案管理方面的人工耗时大幅减少。据统计，该软件的使用减少了90%的人工耗时，让财务人员有更多的时间和精力投入到核心业务中。
管理耗时显著降低
在总部接收和借阅管理方面，合思会计档案管理软件也发挥了重要作用。总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这不仅提高了企业的管理效率，还降低了管理成本。
综合成本有效控制
通过使用合思会计档案管理软件，好想你公司预计每年可减少综合成本20万元。这对于企业来说，是一笔可观的节省。在当前经济环境下，企业的每一笔成本节省都显得尤为重要。
客户评价：显著成效赢得企业认可
虽然我们没有找到好想你公司的直接评价与反馈，但从其取得的显著成果可以推测，合思会计档案管理软件为企业带来了显著的降本增效，提升了财务管理的效率和合规性。该方案得到了企业的高度认可，成为了企业会计档案管理的得力助手。
如果您的企业也面临着类似好想你公司的财务档案管理难题，不妨选择合思会计档案管理软件。合思将凭借专业的解决方案和优质的服务，帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还能免费试用合思会计档案管理软件，开启企业会计档案管理的新时代。
