在数字化浪潮如汹涌波涛般席卷各行各业的当下，电子凭证数字化转型已然成为企业实现降本增效、合规经营以及低碳运营的关键所在。在这一时代背景下，合思，一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，犹如一颗璀璨的明星，凭借其创新的解决方案，助力众多企业成功实现财务数字化转型。接下来，我们将通过合思为某知名零食品牌企业打造的解决方案，一同领略合思在推动企业财务数字化转型方面的卓越能力，尤其是在差旅文档归档方面的突出表现。
零食巨头的管理困境
该知名零食品牌在市场上畅销30余年，宛如一棵根深叶茂的大树，拥有庞大的销售版图和复杂的供应链。其销售渠道丰富多样，如同一张错综复杂的大网，涵盖了线上电商平台、线下各大商超、专卖店等。然而，多样的销售渠道也带来了管理上的难题，管理流程跨多系统运行，导致效率极为低下。各个系统之间缺乏有效的协同，信息流通不畅，就像人体的经络堵塞一样，使得企业的运营难以顺畅进行。
在差旅管理方面，该企业同样面临着诸多困境。差旅平台对账方案不够灵活，人工记账的方式不仅耗费大量的时间和精力，还难以释放财务的真正价值。财务人员每天都要花费大量的时间在繁琐的账目核对和记录上，却无法将更多的精力投入到财务分析和战略决策等更有价值的工作中。而且，事前事中管控不连贯，就像一辆没有刹车和油门协调控制的汽车，导致差旅成本居高不下，成为企业沉重的负担。
此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，管理困难重重。这些档案就像堆积如山的宝藏，却因为缺乏有效的管理手段而难以被充分利用。尤其是差旅文档归档工作，由于涉及到各种不同类型的票据、凭证等，处理起来更是复杂繁琐。
合思的创新破局之道
面对该企业的诸多难题，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，就像一把精准的钥匙，为企业打开了财务数字化转型的大门，尤其是在差旅文档归档方面实现了重大突破。
在员工消费环节，合思实现了差旅申请、线上订购和易商卡线下消费的无缝衔接。员工只需在系统中轻松提交差旅申请，经过审批后，就可以通过线上平台进行机票、酒店等的预订，也可以使用易商卡进行线下消费。这种便捷的方式让员工无需垫资、开票和报销，大大提高了员工的差旅体验，同时也减轻了财务人员的工作负担。
在发票处理方面，合思完成了采集、审核对账、统一开票、自动提报和资金结算等一系列工作。系统能够自动采集各种发票信息，进行智能审核和对账，确保发票的真实性和准确性。同时，实现统一开票，自动拆分对账和记账，让财务管理更加高效、准确。
在差旅文档归档方面，合思更是展现出了强大的功能。通过多源采集，系统能够将各种差旅相关的票据、凭证等进行智能采集，并进行分类整理。智能制档功能可以根据企业的需求，自动生成规范的差旅文档档案。实物档案混序归档和线上化档案借阅管理，让档案的存储和借阅更加方便快捷。员工和财务人员可以通过线上平台随时查阅和借阅差旅文档档案，大大提高了工作效率。
显著成效见证实力
应用合思的解决方案后，该企业取得了显著的成效，尤其是在差旅文档归档方面实现了质的飞跃。
在成本节约方面，企业年度节约了200万 + 的差旅费用。这一成果得益于合思解决方案对差旅成本的有效管控，通过事前事中的连贯管控和精准分析，避免了不必要的差旅支出。同时，财务入账效率提升了60%，财务人员从繁琐的人工记账中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
在业财连接和档案管理方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思的解决方案打通了12个系统，完成数据采集、自动校验档案完整性，并建立档案证据链。这就像为企业的财务数据建立了一座坚固的堡垒，保障了数据的安全和可靠性。
在差旅文档归档管理方面，实现了线上线下一体化管理。标准化的借阅流程让员工和财务人员能够更加方便快捷地借阅差旅文档档案，简化了装订流程，降低了管理成本。智能关联上下游单据，清晰呈现树状结构，不仅保障了数据的安全，还提升了管理效率。无论是在查询差旅文档档案时，还是在进行数据分析和决策时，都能够更加直观、准确地获取所需信息。
合思的解决方案成功帮助该零食品牌企业解决了财务痛点，实现了降本增效和财务数字化转型。在电子凭证数字化转型的大趋势下，越来越多的企业将面临类似的挑战，合思在差旅文档归档等方面的成功经验值得借鉴。
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