在企业的运营管理中，企业文件保管是一项至关重要却又常常面临诸多挑战的工作。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，合思为其提供了出色的解决方案，成功解决了财务档案管理难题，实现了显著的降本增效。
金牌橱柜卓越风采
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，已成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。其全球布局广泛，超4000家高端品牌专卖店遍布各地，海内外还建有5大专业生产基地。企业规模庞大，拥有92家归档主体，员工人数达6000+。在如此庞大的企业运营中，企业文件保管的重要性不言而喻。
企业文件保管困局
在财务档案管理这一关键的企业文件保管环节，金牌橱柜面临着诸多困境。会计档案分散在各个系统中，形成了数据孤岛，使得档案数据难以有效利用。在整理档案时，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架，过程繁琐且效率低下。
在保管方面，财务部门临时保管1年后将档案移交至综合档案管理。存储主要依靠独立档案室来管理纸质档案，管理利用也以纸质档案为主。每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，这不仅导致档案匹配和查询耗时久、成本高，而且合规性也难以得到保证。企业文件保管的难题，严重影响了企业的运营效率和成本控制。
合思方案破茧而出
面对金牌橱柜在企业文件保管方面的困境，合思提供了一套全面而高效的解决方案。
– 统一存储打破壁垒
合思推出统一存储方案，旨在打破数据孤岛。它将凭证、单据、合同、回单等重要文件进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。通过这种方式，让分散的数据集中起来，为企业文件保管提供了坚实的基础。
– 搭建业务证据链条
合思搭建了会计资料之间的关系，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体双向穿透。这意味着企业在进行财务分析和管理时，可以更加清晰地了解业务与财务之间的关联，为决策提供有力支持。
– 数据共享便捷查阅
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，合思实现了数据共享和一站式查阅。工作人员无需在各个系统中来回切换查找文件，大大提高了工作效率。
– 银行回单无纸化管理
对于海量的银行回单，合思实现了自动采集、切割和组装，全面推行无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了成本，还提高了档案管理的准确性和安全性。
方案实施步步为营
虽然文档未详细提及实施过程与步骤，但可以合理推测。合思首先对金牌橱柜的财务档案管理系统进行了全面深入的调研分析。通过与企业各部门的沟通和数据收集，确定了数据整合和管理的具体需求。
接着，合思的技术团队根据需求开发和配置相关的系统功能。包括统一存储模块、业务证据链搭建模块、数据共享查阅模块以及银行回单无纸化处理模块等。在开发过程中，严格遵循行业标准和企业的实际需求，确保系统的稳定性和实用性。
完成系统开发后，进行了全面的测试。测试过程中，模拟各种实际场景，对系统的功能、性能和安全性进行了严格检测。发现问题及时进行修复和优化，确保系统能够满足企业文件保管的要求。
最后，系统正式上线运行。同时，合思为金牌橱柜的财务人员提供了专业的培训，帮助他们熟悉和掌握新系统的操作方法，确保系统能够顺利投入使用。
显著成果效益凸显
通过合思的解决方案，金牌橱柜在企业文件保管方面取得了显著的成果和效益。
档案匹配耗时大幅减少，减少了84%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。
档案查询耗时也显著降低，减少了80%。在需要查阅档案时，能够快速准确地获取所需信息，为企业的决策提供了及时的支持。
预估节省总体成本30万+/年，这对于企业来说是一笔可观的费用节省。通过优化企业文件保管流程，降低了人力、物力和财力的消耗。
档案合规性达到100%，确保了企业的财务档案管理符合相关法规和标准，避免了潜在的法律风险。
客户认可彰显价值
虽然文档未提及客户评价与反馈，但从方案带来的显著收益来看，金牌橱柜应该对合思的解决方案非常满意。合思成功帮助金牌橱柜解决了企业文件保管的难题，实现了显著的降本增效和合规管理。这种成功的合作案例，也为其他企业提供了借鉴和参考。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，如何提高运营效率、降低成本、确保合规经营是每个企业都关心的问题。如果您的企业也面临类似的企业文件保管难题，不妨选择合思。合思的电子会计档案管理平台能够助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
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