在当今电子凭证数字化转型的汹涌浪潮中，企业的财务数智化升级已成为大势所趋。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，凭借其精心打造的电子会计档案管理平台——合思档案，成功为众多企业化解了财务档案管理的重重难题。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案为企业会计档案整合管理带来的深刻变革。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，随着企业规模的不断扩大，业务量的持续增长，该企业在会计档案整合管理方面逐渐陷入了困境。
归档难题首当其冲。财务人员在进行档案归档时，需要耗费大量的时间来确认单据、凭证等的一致性。每一张单据都要仔细核对，确保其与相关业务信息准确匹配。在这个过程中，稍有疏忽就可能导致档案信息的错误或遗漏，进而影响整个财务档案的准确性和完整性。而且，纸质档案在保存过程中还容易出现遗失的情况，一旦档案遗失，不仅会给企业的财务管理带来极大的麻烦，还可能面临合规风险。
查找缓慢也是一大痛点。纸质档案受时空限制的问题十分突出，当财务人员需要查阅某份档案时，往往无法实现实时调阅。他们需要在堆积如山的档案库房中花费大量时间去寻找，有时甚至需要多人协作才能找到所需的档案。这种低效的查找方式严重影响了工作效率，尤其是在面临紧急财务事务或审计检查时，更是让财务人员倍感压力。
成本居高不下同样不容忽视。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要专门的档案库房来存放这些纸质档案，这无疑增加了企业的场地租赁成本。同时，为了确保档案的安全和完整，还需要配备专业的档案管理人员进行日常维护和管理，这进一步增加了企业的人力成本。
合规风险更是如影随形。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着信息技术的不断发展，电子文件的应用越来越广泛，但纸质档案在保存电子文件方面存在明显的局限性。一旦电子文件出现损坏或丢失，将给企业带来巨大的损失。而且，在合规性要求日益严格的今天，企业如果不能妥善管理电子会计档案，还可能面临监管部门的处罚。
合思档案的破局良方
面对好想你健康食品股份有限公司在会计档案整合管理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
-
打破数据壁垒实现同源共享
合思档案打破了财务数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的信息技术手段，将企业的各类财务数据进行整合，建立了统一的数据平台。财务人员只需一键操作，就可以实现对财务数据的联查。无论是原始凭证、记账凭证还是各类报表，都可以在一个平台上快速查询和调用。这种数据的同源共享极大地提升了财务人员的工作效率，让他们能够更加便捷地获取所需的财务信息，为企业的财务管理决策提供有力支持。 -
自动组装助力高效审计
合思档案实现了财务档案的自动组装，为企业的审计工作带来了极大的便利。在审计过程中，以内审外审以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统可以自动将相关的财务数据进行整理和分析，生成符合审计要求的报告。审计人员可以直接在系统中查阅电子档案，无需再花费大量时间去翻阅纸质档案。这种方式不仅提高了审计效率，还降低了审计成本，同时也减少了人为因素对审计结果的影响，保证了审计的准确性和公正性。 -
实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的高效匹配和精准定位。企业的每一份纸质档案都被赋予了唯一的二维码，通过扫描二维码，就可以在系统中查询到该档案的详细信息，包括存放位置、所属类别等。查阅者在查询电子档案时，系统会自动显示该档案的实物存放位置，方便他们快速找到所需的纸质档案。这种实物高效管理的方式，解决了纸质档案查找困难的问题，提高了档案的利用效率，同时也保证了档案的安全和完整。
合思方案带来显著成效
通过合思档案的全面应用，好想你健康食品股份有限公司在会计档案整合管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。以往财务人员需要花费大量时间进行档案归档和查找工作，现在通过合思档案的自动化处理和高效查询功能，大大缩短了工作时间。总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这不仅提高了财务人员的工作效率，还让他们能够将更多的时间和精力投入到企业的财务管理和决策支持工作中。
在成本节约方面，预计每年可减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的人力成本节约，企业在会计档案整合管理方面的成本得到了有效控制。这对于企业来说，无疑是一笔可观的经济效益。
携手合思开启转型之旅
合思档案助力好想你健康食品股份有限公司成功解决了会计档案整合管理的难题，实现了降本增效的目标。随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续发挥其专业优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着类似的会计档案整合管理问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案。现在您还可以免费试用合思档案，亲身体验其为企业会计档案整合管理带来的便捷与高效，开启财务数智化转型之旅。
