在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务领域的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它不仅能够优化企业的业务流程，还能有效改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，它能大幅降低单位的运行成本，减少社会资源的消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。在这一重要的转型过程中，北京合思信息技术有限公司发挥着举足轻重的作用。作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多的净利润。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市建立了直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业的财务数字化转型提供了坚实的保障。企业合规策略在这个过程中至关重要，合思的解决方案正是企业合规策略的有效实践。
零食巨头的财务困境
某知名国民经典零食品牌，在全国拥有广泛的销售版图，其供应链复杂，多种销售渠道并行。然而，这种多元化的业务模式也带来了一系列财务方面的挑战。该品牌的管理流程跨多个系统，导致整个流程繁杂且低效。
在差旅管理方面，差旅平台的对账方案不够灵活，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员不得不将数据在 Excel 中进行二次整理，然后进行人工记账，这不仅耗费了大量的时间和精力，还难以释放财务人员的真正价值。企业合规策略要求企业在财务管理上更加精细和规范，而该品牌现有的差旅管理模式显然难以满足这一要求。
此外，该品牌在事前事中管控方面存在不连贯的问题，差旅控制不够精细、灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，这与企业合规策略中对成本控制的要求相悖。
在会计档案管理方面，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。这种低效的档案管理方式无法满足企业合规策略中对档案管理规范化和高效化的要求。
合思量身定制解决方案
面对该零食品牌的诸多财务难题，合思提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，完美契合企业合规策略的要求。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请并经业务审批后，可以通过合思商城进行订购，也可以选择 TMC 订购。同时，系统会生成相应的对账单，确保消费记录清晰可查。这一流程简化了员工的操作，无需员工垫资、开票、报销和打印，提高了员工的工作效率，也符合企业合规策略中对流程简化和规范化的要求。
在财务核算和记账方面，合思设有对账结算中心。线上部分，可实现统一开票、自动拆分结算和自动记账；线下部分，统一开票后进行线下结算和手工记账。合思商城可实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，大大提高了财务核算的准确性和效率，符合企业合规策略中对财务核算精准性和高效性的要求。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现了 L3 级无需报销录入发票等档案。合思档案能实现多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。这一创新的档案管理模式，有效解决了纸电混合档案管理的难题，实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化和数字化闭环管理，符合企业合规策略中对档案管理信息化和合规化的要求。
数字化转型成果显著
合思的解决方案为该零食品牌带来了显著的成效，充分体现了企业合规策略的价值。
在成本节约方面，该品牌年度节约了 200 万 + 的差旅费用。从消费数据来看，企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了 60%。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了资金的使用效率，符合企业合规策略中对成本控制和效益提升的要求。
在业财连接方面，合思的解决方案实现了业财有机连接，确保了电子会计档案全流程的合规化、自动化和数字化闭环管理。通过打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，保证了财务数据的准确性和可靠性，符合企业合规策略中对业财融合和数据安全的要求。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。同时，凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，大幅提升了管理效率，符合企业合规策略中对档案管理规范化和信息化的要求。
合思引领财务数字化未来
电子凭证会计数据标准的推广应用，将进一步推动电子凭证的全链无纸化。这有利于降低企业的运行成本和社会资源的消耗，贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益的共赢。企业合规策略在这一过程中起到了关键的引导作用，帮助企业更好地适应数字化转型的要求。
随着数电票和智能化时代的到来，将有一部分企业率先迈进 L5 高级无需报销级别，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路的智能化无需报销。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，还提供定制化服务和持续更新升级等优势。企业合规策略的有效实施离不开这样先进的财务管理系统的支持。
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