发票归档系统：开启企业财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，这意味着企业必须直面“数字化凭证时代”的全新要求。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件更要求写入财务入账信息，这使得企业对专业的“电子会计档案管理平台”的需求愈发迫切。

在纸电混合的当下，企业各层级人员都在财务档案管理中遭遇诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂的困境，不仅耗费大量资金用于存储，而且占用大量空间。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这无疑阻碍了企业的决策和发展。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗时费力，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，效率低下。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程耗费了大量时间和精力。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的财务档案管理带来了巨大的压力。

面对这些痛点，企业急需一款高效、专业的发票归档系统来解决问题。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，正是企业的理想之选。

合思档案：财务档案管理的救星

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。通过合思档案，企业能够有效解决内外交困的档案管理问题，节约 70%的纸张成本和 75%的整理成本，同时提升 90%的检索效率，确保 100%的管理合规性。

功能概览：全生命周期管理的智慧之选

• 电子会计档案全生命周期管理
  合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等多个功能模块。在智能采集方面，外部生态具备规则引擎、业务映射等功能，内部则有 EAI 插件、API 接口等，确保数据的高效采集。预归档服务提供自动归档、业务检测等功能，保障档案数据的准确性和完整性。基础管理包括档号管理、账套管理等，为档案管理提供坚实的基础。档案服务提供身份调查、全文检索等功能，方便用户快速查询和使用档案。统计分析功能则能对进销项、资金等进行统计，为企业决策提供有力支持。应用层的辅助审计、证据方案库等功能，进一步提升了档案的利用价值。

• 多源采集：灵活集成，高效获取数据
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还提供多种便捷的手动数据补录方式，确保企业的各类会计资料都能得到有效管理。

• 智能制档：关联匹配，整合数据
  合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和分析数据。

核心亮点：便捷高效，安全可靠

• 便捷调阅不打印
  合思档案打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。它预置规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，提升检索效率，降低查询难度。同时，它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力企业实现双碳目标。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同的业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的档案管理提供了可靠的保障。

• 大数据解决方案
  合思档案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理的效率，释放了档案数据的价值。

价值体现：降本增效，数据赋能

• 显著的降本增效
  合思档案能够帮助企业彻底告别传统手工归档，实现档案不打印，从而显著降低成本。它提高了档案管理的效率，让企业能够更有效地“收紧钱袋子”，在当前经济环境下实现降本增效的目标。

• 全链路连接
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让企业的财务数据更加流畅地在各个环节流转，提高了企业的财务管理水平。

• 数据活化
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的利用价值。通过对档案数据的深入分析，企业能够做出更明智的决策，提升企业的竞争力。

• 资源重组
  合思档案实现了企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升。它促进了企业资源的重组，实现了企业效益的最大化。

典型场景：满足不同角色需求

• CEO/高管：数据驱动决策
  对于 CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘了财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。同时，通过降本增效和绿色低碳运营，企业能够提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战。

• 归档员/财务：高效工作体验
  归档员和财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

• 外部审计：便捷审计流程
  对于外部审计来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

成功案例：见证卓越成效

• 某企业：业财一体，降本增效
  某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1 分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。

• 某集团型企业：标准化落地，低碳环保
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规。同时，积极响应政策，实现了低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

市场定位与差异化优势：专业引领，创新驱动

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。自 2014 年创立以来，一直致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。它拥有多项认证和荣誉，如通过 SOC1、SOC2 安全认证，信息安全等级保护三级认证，是福布斯中国科技 50 强等。同时，合思档案自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的发票归档系统，能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案将持续坚持以客户为中心，聆听用户需求，不断进行产品迭代，为更多企业提供更优质的服务，助力企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。

如果您想体验合思档案带来的便捷与价值，欢迎拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，或通过微信公众号和小程序了解更多信息，还可免费试用。