发票数字化解决方案：合思档案助力企业档案管理变革

在当今企业数字化转型的浪潮中，档案管理成为了一道亟待跨越的沟壑。企业在数字化建设进程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等的搭建，成功解决了线上业务处理的难题，但在档案的归档和储存环节，仍未能摆脱纸质文件存储的束缚，数据存储也依赖线下载体。

特别是到2025年数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。在纸电混合的时代，企业不同层面的人员都被档案管理问题所困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时且需手动逐一匹配核对的泥沼；业务人员也被报销纸质票据流程繁琐、耗费时间的情况所拖累。

此外，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本居高不下、档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量繁重、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据难以有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题，都凸显出企业急需一套专业的电子会计档案管理方案。而合思档案，正是为解决这些问题而生的发票数字化解决方案。

合思档案全景概览

北京合思信息技术有限公司推出的合思档案，是一款领先的单套制电子会计档案管理平台。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业提供全方位的财务数智化服务。

合思档案拥有丰富的功能模块，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

这款产品能够为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以帮助企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。同时，合思档案打破了物理空间的限制，支持在线自由调阅。它预置规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，实现自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案。此外，它还融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力企业实现双碳目标。

合思档案核心功能剖析

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。其预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：档案生成的智能引擎
  合思档案在智能制档上表现出色。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件：存储创新的典范
  合思档案的专用格式版式文件能自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。

• 双模式检测方案：数据质量的守护者
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

合思档案与传统档案管理的对比

传统档案管理存在诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

而合思档案作为发票数字化解决方案，具有显著优势。它实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档；符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理有保障；具有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的需求，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

在查询调阅方面，传统档案管理效率低，难以精准快速定位；合思档案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

在档案完整性检测上，传统档案管理依赖人工，效率低且容易出错；合思档案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案的实际应用案例

• 某企业：高效管理的典范
  某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构呈现；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如数据加载30s、关联匹配15min等。

• 重型装备制造商：标准化落地的标杆
  世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：数据集成与共享的先锋
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 民办教育集团：智能化管理的引领者
  中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理现状。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案：企业数字化转型的得力助手

合思档案作为发票数字化解决方案，凭借其多源采集、智能制档、完善的检测方案、强大的功能模块以及显著的成本效益等优势，能有效解决企业在档案管理方面面临的各种问题，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。众多客户的认可和成功案例，如合思档案帮助海亮教育实现服务单位数量大幅增长、作业人员合理增加、凭证自动化率提高；助力徐福记全集团无纸化，提升管理效率等，都证明了合思档案的可靠性和实用性。

合思档案具有广泛连接的能力、灵活迭代的特性，能够持续适应企业不断变化的需求，为企业提供长期稳定的档案管理解决方案，在未来的企业数字化进程中前景广阔。如果您想体验合思档案带来的高效档案管理，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。