在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也正式启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，长期困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决。电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
在这一背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了市场需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台旨在助力企业解决财务数智化转型过程中的诸多难题，推动企业实现高效、合规、绿色的财务管理。
市场形势：电子化票据管理是财务数智化必由之路
电子化票据管理是财务数智化的必行之路。随着企业数字化进程的加速，传统的报销模式已难以满足现代企业的管理需求。电子凭证全流程无纸化不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务管理的数字化。在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，提高财务管理效率、降低成本成为企业生存和发展的关键。电子化票据管理能够为企业提供更加高效、精准的财务管理手段，帮助企业在竞争中脱颖而出。
痛点分析：传统财务档案管理的困境
传统的财务档案管理方式存在诸多难题，给企业带来了沉重的负担。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
高新兴科技集团也面临着类似的问题。该集团档案管理成本高，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。档案管理存在隐患，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。档案利用效率低，目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。
解决方案整体策略概述：合思档案全方位服务
合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。智能采集涵盖外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），还有预归档服务、基础管理、档案服务等功能。该平台能够帮助企业实现电子化票据管理的全流程自动化，提高财务管理效率，降低成本。
核心模块：合思档案采制管用核心功能
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。这一功能能够实现电子凭证的快速、准确采集，提高采集效率。
档案制档时，实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。通过智能关联和自动组装，能够将相关的电子凭证进行有效整合，提高制档效率。同时，四性检测和业务检测能够确保电子凭证的合规性和准确性。
档案管理具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。精准权限管控能够确保电子凭证的安全性，防止信息泄露。档案目录灵活扩展能够满足企业不同的管理需求。水印管理和档号符合国标要求，能够提高档案管理的规范性。
档案利用可实现多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。多维检索和一站式预览能够帮助企业快速找到所需的电子凭证，提高利用效率。在线借阅和异构系统联查能够实现电子凭证的共享和协同利用。实物混序归档和可视化盘点档案数据能够提高档案管理的准确性和效率。
竞争优势：合思档案对比传统管理的价值
合思档案相比传统管理方式具有显著的优势和价值。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。通过使用合思档案，企业能够实现显著的降本增效。
成功案例：不同行业企业的合思档案实践
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。方案收益显著，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
海亮教育科技服务集团通过合思档案进行档案数据来源管理，包括电子档案通过OCR技术自动识别和整理各类文档信息，实物档案数字化副本将实体文件扫描或拍照转换为数字形式。自动归档，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性等。方案收益为档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
服务体系：合思以客户为中心的服务布局
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
结尾：合思档案推动财务数智化转型未来可期
合思档案助力众多企业实现了财务档案管理的变革，解决了传统管理中的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，推动企业在财务数智化道路上不断前进。未来，合思将继续凭借其先进的技术和优质的服务，为更多企业提供全方位财务数智化服务，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。
如果您也想体验合思档案带来的高效电子化票据管理服务，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化转型新篇章。
