在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证的数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重大举措犹如催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这样的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例而发布的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的电子凭证数字化转型提供了宝贵的经验和指引。
破局良方：合思档案化解企业痛点
合思档案宛如一把金钥匙，为企业解决了诸多档案管理方面的难题，助力企业实现降本增效的目标。
在档案采集环节，合思档案展现出强大的实力。它通过开放式接口互联自主采集档案数据，能够自动对大文件进行切割，还具备数电票自动化解析的能力。这一系列功能，让企业不再为档案采集难题而烦恼，大大提高了采集效率。
档案制档过程中，合思档案实现了智能化。它可以智能关联、自动组装档案，进行四性检测和业务检测，同时还支持自定义版式文件。这不仅提高了制档的准确性和规范性，还节省了大量的人力和时间成本。
档案管理的安全性和规范性至关重要。合思档案通过精准权限管控，确保只有授权人员才能访问档案；档案目录可以灵活扩展，以适应企业不断变化的需求；水印管理进一步增强了档案的安全性；档号符合国标要求，保证了档案管理的规范性。
在档案利用方面，合思档案也表现出色。它提供多维检索和一站式预览功能，让用户能够快速找到所需档案。支持在线借阅和异构系统联查，方便用户在不同系统之间获取相关信息。实物混序归档和可视化盘点档案数据的功能，提升了档案利用效率，让企业能够更好地发挥档案的价值。合规性审计在这一过程中也能更加高效地开展，确保企业档案管理符合相关法规和标准。
核心引擎：合思档案的功能与优势
合思档案犹如一个强大的核心引擎，为企业的财务档案管理全生命周期提供了全方位的支持。它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个关键环节。
智能采集环节是合思档案的重要入口。它涵盖了外部生态和内部系统两个方面。外部生态利用OCR识别、RPA技术等先进手段，能够高效地获取档案数据；内部系统则通过EAI插件、API接口等方式，实现与企业内部各系统的无缝对接。这种多渠道的采集方式，确保了企业能够全面、准确地获取档案数据，为后续的管理工作奠定了坚实的基础。在合规性审计中，智能采集的数据能够为审计提供准确、完整的信息来源。
预归档服务集成了多种服务和规则引擎，包括元数据服务等。这些服务和引擎确保了档案数据的有序性和可追溯性。在预归档过程中，系统会对档案数据进行初步的整理和分类，为后续的基础管理和档案服务做好准备。合规性审计可以在预归档阶段就对数据的合规性进行初步检查，及时发现潜在问题。
基础管理环节是合思档案的核心功能之一。它包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，全面保障了档案的安全和有效利用。档案存储采用先进的技术和安全措施，确保档案数据的完整性和保密性；检索功能支持多种检索方式，让用户能够快速找到所需档案；借阅管理规范了档案的借阅流程，确保档案的合理使用；销毁功能则严格按照相关法规和标准进行，保证档案的安全销毁。在合规性审计中，基础管理环节的各项功能能够为审计提供有力的支持，确保企业档案管理符合合规要求。
档案服务环节为企业提供了更多的增值服务。它包括辅助审计、项目管理、统计分析等支持。辅助审计功能可以帮助企业快速完成合规性审计工作，提高审计效率和准确性；项目管理功能可以对档案相关的项目进行有效的管理和跟踪；统计分析功能则可以对档案数据进行深入分析，为企业的决策提供数据支持。
行业典范：合思档案的应用与成效
合思档案在不同行业都有着出色的应用案例，为企业带来了显著的实际效果。
好想你健康食品股份有限公司引入合思档案后，取得了令人瞩目的成果。减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。合思档案解决了该公司财务归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，让企业的财务档案管理更加高效、合规。在合规性审计方面，合思档案提供的准确、完整的数据和规范的管理流程，使得审计工作更加顺利，确保企业符合相关法规要求。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案解决了该企业成本高、效率低、合规难等问题，实现了企业的降本增效和合规经营。在合规性审计过程中，系统提供的清晰的档案数据和规范的管理流程，有助于快速发现和解决潜在的合规问题。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%。合思档案解决了该企业纸质档案打印成本高、存储成本高、查找困难等问题，让企业的财务档案管理更加便捷、高效。在合规性审计中，无纸化管理的档案数据更加易于检索和分析，提高了审计效率和准确性。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。合思档案解决了该企业会计档案散落各系统、数据难利用等问题，让企业的档案管理更加集中、高效。在合规性审计中，档案的集中管理和高合规性为审计工作提供了便利，确保企业能够顺利通过审计。
在当前电子凭证数字化转型的关键时期，企业面临着巨大的机遇和挑战。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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