在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这一转型之路上有着自己的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展，动力源也面临着一系列财务管理上的痛点，而合思为其提供的解决方案，如同一场及时雨，助力动力源在财务数字化转型的道路上大步迈进。
业务困局：动力源财务转型的痛点深渊
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。但现实却与预期存在较大差距，整体流程依旧复杂，系统之间的壁垒如同难以逾越的高山。
多系统操作体验差，员工在申请报销时，需要在各个系统间频繁切换提交申请单，这就像在迷宫中徘徊，浪费了大量的时间和精力。而财务人员则要手工录入报销数据，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们疲于应对。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，更是让财务管理陷入了困境。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广，报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，不同类型费用的支付方式也各不相同。在发票监控及追踪方面，由于系统的局限性，很难做到全面、及时、准确，给财务管理带来了很大的风险。
破局之策：合思定制化解决方案登场
面对动力源的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为动力源量身定制了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业的财务管理提供了有力的数据支持。在发票监控及追踪上，通过系统集成，能够更清晰地掌握发票的流向和使用情况，提高了发票管理的效率和准确性。
在产品应用方面，合思推出的无需报销模式让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种智能化的处理方式，让发票监控及追踪变得更加简单和高效，大大减少了人工操作带来的误差和风险。
合思系统的连接能力也非常强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。在发票监控及追踪方面，这种系统连接能力使得发票信息能够在不同系统间实时共享，实现了对发票全生命周期的监控。
稳步推进：解决方案实施的有序步伐
合思解决方案的实施过程有条不紊，为动力源的财务数字化转型奠定了坚实的基础。
首先，将动力源现有的HR、BPM等系统与合思费控进行数据同步。这一步是整个实施过程的基础，就像搭建高楼大厦的基石，只有数据同步准确、及时，后续的业务开展才能顺利进行。通过数据同步，为发票监控及追踪提供了全面、准确的数据来源。
接着，逐步推进无需报销模式的应用。合思通过宣传和引导，让员工在因公消费时逐渐习惯使用该模式。员工在使用过程中，真正感受到了数字化带来的便利，提高了工作效率和满意度。在这个过程中，发票监控及追踪也变得更加轻松，因为消费信息和发票信息能够实时关联和监控。
最后，利用系统的连接能力，对接第三方系统，实现数据的跨系统同步和业务的高效处理。这一步进一步打破了信息孤岛，让企业的财务管理更加流畅和智能。在发票监控及追踪方面，跨系统的数据同步使得发票信息能够在更广泛的范围内进行监控和追踪，提高了发票管理的安全性和可靠性。
显著成效：转型带来的降本增效奇迹
经过一段时间的实施，合思的解决方案在动力源取得了显著的成效。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到业务工作中，提高了企业的整体运营效率。在发票监控及追踪方面，由于系统的集成和优化，发票的流转和使用情况能够实时掌握，大大减少了发票管理的时间和成本。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入、验真、查重等工作中解放出来，可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。发票监控及追踪的自动化处理，也让财务人员能够更专注于发票风险的评估和控制。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的消费更加便捷和透明。在发票监控及追踪方面，员工消费信息的实时记录和关联，使得发票的来源和使用情况一目了然，提高了发票管理的准确性和合规性。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多的精力，可以将更多的时间用于财务战略规划和风险管理。发票监控及追踪的智能化处理，确保了发票的真实性和合法性，降低了企业的财务风险。
高度认可：动力源的积极反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
如果您的企业也面临着类似的财务数字化难题，不妨选择合思。合思能够为您提供专业的解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的产品，让我们一起携手，开启财务数字化转型的新篇章，让有限的资源发挥出更有效的价值。在发票监控及追踪方面，合思将为您提供全方位、智能化的解决方案，让您的财务管理更加轻松、高效、安全。
