在数字经济浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已然成为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的必由之路。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其独具创新性的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已经成功助力众多企业攻克电子凭证管理的重重难题，顺利开启财务数字化转型的新篇章。接下来，让我们通过某世界 500 强旗下教育服务品牌的真实案例，深入了解合思在“纸质文件转电子”方面的卓越成效。
教育巨头的纸质困境
某世界 500 强旗下教育服务品牌，在业务领域堪称行业翘楚。然而，随着企业的不断发展壮大，其在财务管理方面却遭遇了诸多棘手的问题。该企业拥有众多相互独立的业务和财务系统，这些系统之间的数据犹如一座座孤岛，彼此难以互通。这就导致了结构化数据的提取工作变得异常困难，工作人员仿佛在茫茫数据海洋中寻找一颗细小的珍珠，耗时又耗力。
在发票管理方面，电子发票的打印、查重和验伪工作成为了财务人员的噩梦。每一张发票都需要人工仔细核对，不仅浪费了大量的纸张，还消耗了大量的时间和精力。而实物存档更是让企业头疼不已，大量的纸质档案占据了宝贵的物理空间，需要专人进行管理。这不仅增加了企业的成本，而且档案在长期保存过程中还容易受到损坏，给企业带来了潜在的合规风险。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时漫长，而且容易出错。发票等档案的装订要求极高，每一个细节都需要精心处理，这无疑又增加了工作人员的工作量。更糟糕的是，实物凭证与业务分散存放，使得档案的搜索和查找变得异常困难。工作人员常常需要花费大量的时间在堆积如山的档案中寻找所需的资料，而且档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，这大大降低了档案资产的利用率。
合思的电子档案魔法
面对该企业的重重困境，合思迅速制定了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，开启了“纸质文件转电子”的魔法之旅。
合思的方案具有广泛的数据来源，无论是电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA，还是其他系统的数据，都能被纳入其中。其自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，真正做到了档案应收尽收。接口传输支持多种方式，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等，为企业提供了极大的便利。
在档案管理方面，合思实现了自动归档功能。智能组单让档案的整理变得高效有序，四性检测确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案管理和实物档案管理相结合，使得企业能够对所有档案进行全面、细致的管理。档案借阅、移交、鉴定、销毁等环节都实现了规范化和智能化，权限监控功能更是为档案的安全保驾护航。
合思的会计类档案管理范围十分广泛，涵盖了企业内部的凭证、订单等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。同时，合思拥有强大的规则引擎自定义搭建功能，能够根据企业的实际需求进行个性化设置。亿级数据秒级调阅功能让企业在需要查阅档案时能够迅速获取所需信息，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，大大提高了企业的财务管理效率。
教育巨头的转型逆袭
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案的多维度穿透查询功能让工作人员能够快速准确地找到所需的档案，以电子借阅为主的方式简便高效，彻底解决了档案查阅困难的问题。
通过参与财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表，实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。财务会计档案电子化改造后，企业大幅节约了物理存储空间和维护成本，真正实现了“纸质文件转电子”带来的降本增效。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
携手合思开启转型新篇
合思的解决方案不仅帮助该企业解决了财务数字化转型中的痛点，还为其带来了显著的经济效益和管理提升。展望未来，合思将继续发挥技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务，助力企业加速数字化转型。
在“纸质文件转电子”的浪潮中，企业面临着前所未有的机遇和挑战。合思愿意与更多企业携手共进，抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。如果您也想体验“纸质文件转电子”带来的便捷和高效，不妨现在就免费试用合思的财务数智化解决方案，开启企业财务数字化转型的新征程！
