在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，旗下的电子会计档案管理平台——合思档案，正助力众多企业攻克财务档案管理的重重难关。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案的卓越效能。
红枣巨头的财务档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工和400 + 全国门店。然而，在财务档案管理方面，这家红枣巨头却遭遇了诸多棘手的问题。
首先是归档难题。财务人员在归档过程中，需要耗费大量的时间去确认单据等的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保信息准确无误，这不仅增加了工作的复杂性，还使得档案极易遗失。一旦重要档案丢失，将会给公司的财务管理带来巨大的风险。
其次是查找缓慢。纸质档案受限于时空条件，无法实现实时调阅。当财务人员需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的纸质文件中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。这不仅影响了工作效率，还可能导致重要决策的延误。
再者是成本高昂。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了极高的要求。公司需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了公司的运营成本。
最后是合规问题。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在数字化时代，数据的安全性和合规性至关重要。如果公司无法有效管理电子档案，可能会面临法律风险和财务损失。
合思档案的全方位破局之策
面对好想你在财务档案管理方面的困境，合思档案提供了一套全面而高效的解决方案。
-
打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将各种财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可联查相关的财务信息，大大提升了工作效率。无论是查询某一笔交易的详细信息，还是进行财务分析与报销，都变得轻而易举。 -
自动组装档案 提升审计效率
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。内外审计人员可以直接以电子档案数据为依据进行审计，无需再花费大量的时间去核对纸质档案。这不仅提升了审计效率，还降低了审计成本。同时，电子档案的数据更加准确和完整，能够为审计工作提供更加可靠的支持。 -
实物高效管理 精准定位档案
为了解决纸质档案查找困难的问题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。当查阅者需要查找某一份档案时，只需在系统中查询电子档案信息，即可准确定位实物档案的位置。这大大缩短了查找时间，提高了档案的利用率。
显著的成果与收益
合思档案的解决方案为好想你带来了显著的收益。
在时间成本方面，减少了90%的人工耗时。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。这意味着财务人员有更多的时间和精力去处理其他重要的工作，提高了整体工作效率。
在经济成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的管理空间和人力成本，以及提高审计效率，合思档案为好想你节省了大量的资金。
通过与合思的合作，好想你在财务档案管理方面实现了降本增效、合规经营。在未来，随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案有望帮助更多企业在财务数智化道路上取得更大突破。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启财务数智化新征程。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的性能，让财务分析与报销变得更加轻松和高效。
