合思档案解决方案：引领企业文件管理效率提升新潮流

在数字化浪潮的汹涌席卷下，企业正面临着前所未有的变革挑战。尤其是财务档案管理领域，从传统纸质模式向数字化转型的需求变得刻不容缓。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一趋势使得企业财务档案管理的信息化建设亟待加强。当前，数电票在收票和开票方面都取得了显著进展，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，同时相关政策也不断肯定电子会计档案和凭证的法律效力。

然而，在纸电混合的时代背景下，企业面临着诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰；业务人员也在复杂的报销流程中疲于奔命。纸质凭证不仅在输出耗材方面成本高昂，还需要大量的存储空间来存放。而且，手工装册归档不仅重复性工作量大，查询调阅的条件也十分粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏，这些都给企业带来了巨大的合规风险。尽管从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，但企业在推行数字化的过程中，归档和储存环节仍然未能解决纸质文件储存的问题。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业解决这些难题提供了有效的途径，助力企业实现文件管理效率提升。

专属方案精准破局

合思档案针对不同角色提供了个性化的解决方案，精准应对企业财务档案管理的各种痛点。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。通过合思档案，企业不仅能够降本增效，还能实现绿色低碳运营，在提升经济效益的同时，也为环保事业做出贡献。
归档员/财务人员使用合思档案可以告别重复低价值的工作，提高工作效率。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，同时提高档案的利用效率。
外部审计人员通过合思档案可以实现档案外审的在线化和可溯源，一键查询借阅，权限一键下放或回收。这样一来，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大节省了时间和精力。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，进一步提升文件管理效率提升。

全面功能彰显专业

合思档案拥有全面且专业的功能，为企业财务档案管理提供了强有力的支持。
电子会计档案全生命周期管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务以及实物管理方案等多个方面。在智能采集方面，包括外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等；预归档服务有自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等。
多源采集基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案，也支持手动采集和自主补录。例如，单张PDF大文件多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板可实现结构化数据批量导入。
智能制档通过规则引擎自动组装，实现不同系统、类别核心会计凭证的自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能。字段映射让查询更加便捷，可通过“元数据”级业务字段完成多档案类型业务字段映射。
专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。此外，还支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、二维码等版式文件可自定义调配生成，从而提升文件管理效率提升。

核心亮点独具优势

合思档案具有众多核心亮点，展现出其独特的优势。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链，融合了“混序归档”“分类归档”等功能。
应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性；四性检测则满足国家档案局相关要求。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步促进文件管理效率提升。

显著价值成就卓越

合思档案为企业带来了显著的价值，体现了其重要性。
显著的降本增效是合思档案的一大优势。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，更有效地“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，使企业的财务管理更加顺畅。
合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升，有助于文件管理效率提升。
企业需要的电子档案管理系统应具备广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代的能力，而合思档案均能满足这些需求。

典型场景应用广泛

合思档案在多个典型场景中有着出色的应用，增强了产品的实际应用感。
多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。
一站式预览，穿透联查。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。
档案借阅服务让借阅人在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还，极大地提升了文件管理效率提升。

成功案例见证实力

众多成功案例充分展示了合思档案的实际效果和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好。
一家世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，各项成本大幅降低。
某企业档案管理低效，存在档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等痛点。合思档案的单套制管理方案有数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，成本效益对比明显，预估节省总成本30W +/年。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、实物存档问题多、整理流程复杂、利用不便等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化流程，提高效率，有力地推动了文件管理效率提升。

市场定位优势凸显

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉。
合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。
合思档案的解决方案具有领先性，如单套制解决方案便捷调阅不打印，混序归集免组装，满足国家相关政策要求，符合行业发展趋势。其在处理海量数据方面具有优势，大数据解决方案能支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，为企业的文件管理效率提升提供了坚实保障。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型，提升管理效率和效益。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务保障。目前已有7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，众多客户对合思档案给予了高度评价。

如果您的企业也想提升文件管理效率，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，扫描微信公众号和小程序二维码联系合思，开启免费试用，踏上数字化档案管理的新征程！