在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，这不仅是技术发展的必然趋势，更是企业提升运营效率、降低成本的关键契机。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一时代机遇，凭借其卓越的技术实力和创新精神，推出了合思档案这一强大的解决方案，助力众多企业在档案流转管理领域实现降本增效、合规经营和低碳运营。下面，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思档案在实际应用中的卓越表现。
红枣巨头档案流转管理痛点凸显
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于1992年的行业巨头，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。该企业拥有高达154.21亿元的品牌价值，1000 + 员工分布在各个岗位，400 + 全国门店如繁星般遍布各地，展现出强大的市场竞争力和商业影响力。
然而，在企业蓬勃发展的背后，档案流转管理却成为了制约其进一步发展的瓶颈。传统的纸质档案管理方式在面对海量的财务数据和复杂的业务流程时，显得力不从心。具体而言，该企业在档案流转管理方面面临着诸多痛点。
归档难题首当其冲。财务人员在进行档案归档时，需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，稍有不慎就可能出现错误，导致档案遗失或信息不准确。这种繁琐的工作流程不仅极大地降低了工作效率，还增加了人为失误的风险。
查找效率低下也是一大困扰。纸质档案受时空限制，无法实现实时调阅、同时借阅及精准查找。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻找，耗费大量的时间和人力。而且，由于档案存储的分散性和不规范性，很难保证每次都能准确找到所需的档案，这在一定程度上影响了企业的决策效率和业务开展。
成本居高不下同样不容忽视。大量纸质档案的管理需要占用大量的空间和人力。企业需要为档案存储专门租赁仓库，购置档案柜等设备，同时还需要安排专人负责档案的整理、保管和借阅工作。这些费用加起来是一笔不小的开支，给企业带来了沉重的经济负担。
此外，合规风险也是企业不得不面对的问题。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着时间的推移，纸质档案容易出现损坏、丢失等情况，而且在数据传输和存储过程中也存在一定的安全隐患。一旦发生数据泄露或档案丢失等问题，不仅会给企业带来经济损失，还可能面临法律风险。
合思档案精准破解档案流转管理困局
面对好想你健康食品股份有限公司在档案流转管理方面的诸多痛点，合思凭借其深厚的技术积累和丰富的行业经验，为其量身定制了一系列解决方案，犹如一把精准的钥匙，打开了企业档案流转管理的新局面。
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打破数据壁垒实现便捷利用
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现单据、发票、回单和凭证的联查，无需再像以往那样在不同的系统和文件中反复查找。这种便捷的操作方式大大提高了工作效率，让财务人员能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。 -
自动组装提升审计效率
在审计环节，合思档案发挥了重要作用。它采用自动组装的方式，将相关的档案数据进行整合和分析，以档案数据为标准，纸质数据为辅，为内外审计提供了有力的支持。审计人员可以通过系统快速获取所需的档案数据，进行精准的审计和分析，大大提升了审计效率。同时，这种以数据为驱动的审计方式也提高了审计的准确性和可靠性，降低了审计风险。 -
实物高效管理精准定位
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都被赋予了唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速获取档案的相关信息，并准确定位实物的位置。这种实物高效管理方式不仅提高了档案的查找效率，还减少了档案遗失和损坏的风险，确保了档案的安全和完整。
显著成效见证合思档案实力
通过合思档案解决方案的实施，好想你健康食品股份有限公司在档案流转管理方面取得了显著的成效。在人工耗时方面，减少了90%的工作量，财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，能够更加专注于核心业务。总部接收档案的管理耗时减少了80%，提高了信息传递的效率。借阅管理方面，管理耗时减少了67%，让档案的借阅更加便捷高效。
在成本控制方面，合思档案也发挥了巨大的作用。预计每年可减少综合成本20万元，这对于企业来说无疑是一笔可观的节省。这些成本的降低不仅体现在直接的费用支出上，还体现在企业运营效率的提升和资源的优化配置上。
合思档案帮助好想你健康食品股份有限公司有效解决了档案流转管理的难题，实现了降本增效的目标。未来，随着电子凭证数字化转型的进一步推进，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善产品和服务，为更多企业提供优质的解决方案。
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