在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的数字化转型已成为必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便一直深耕于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的领域。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供电子会计档案等全方位财务数智化服务。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，在企业数字化转型中扮演着至关重要的角色。企业在推行数字化的过程中，尽管取得了一定进展，但在归档、储存环节，仍未完全解决纸质文件储存的问题，以及数据存储线下载体的困扰。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化的关键。无论是政策的大力推动、合规要求的日益严格，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的迫切需求，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。而这其中，档案数字化流程的高效执行是实现电子会计档案管理目标的核心。
政策与市场：电子会计档案管理新挑战
随着时代的发展，电子会计档案管理的市场形势正在发生深刻变化。政策的推动和数电票的扩张，为企业的财务档案管理带来了新的挑战。国家明确提出2025年要完成数电票全覆盖，这意味着企业的财务档案管理信息化建设亟待加强。从政策层面来看，电子发票的接收已具备合法合规性。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档；2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号又肯定了电子凭证的法律效力，满足条件的可仅以电子会计凭证报销入账归档。如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。国家政策的大力支持，让电子会计档案与纸质会计档案具备了同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经悄然到来。在这样的市场形势下，优化档案数字化流程成为企业应对挑战的关键。
传统痛点：企业档案管理的困境
传统的档案管理方式，给企业带来了诸多痛点。从企业高管的角度来看，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。这使得企业在决策时，无法充分发挥档案数据的价值，影响了企业的发展战略制定。对于财务人员而言，档案数据量大，整理工作耗费大量时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，这极大地降低了他们的工作热情和效率。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。传统档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能得到有效利用；同时，还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案很容易损坏。这些痛点严重制约了企业的发展，而优化档案数字化流程是解决这些问题的重要途径。
合思策略：管理与服务融合的解决方案
合思不止是要做一款电子档案管理产品，更是将管理与服务深度融合，携手企业碰撞出协作的价值。合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。对于归档员/财务人员，能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源便于监控分析。对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。合思档案致力于解决企业内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性。在整个过程中，合思注重档案数字化流程的优化，为企业提供更加高效、便捷的服务。
核心模块：合思电子会计档案管理平台的强大功能
合思电子会计档案管理平台拥有多个核心模块，每个模块都具备强大的功能，为企业的档案数字化流程提供了有力支持。
– 多源采集模块
基于跨系统数据集成要求，该模块提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过这些功能，确保了档案数字化流程中数据采集的全面性和准确性。
– 智能制档模块
会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，还有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。这些功能提升了档案数字化流程中制档的效率和质量。
– 档案管理模块
权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能确保了档案数字化流程中档案管理的规范性和安全性。
– 档案应用模块
多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理功能。这些功能为档案数字化流程中的档案应用提供了丰富的手段。
竞争优势：合思脱颖而出的秘诀
合思作为专精特新企业，有着强大的实力和广泛的服务网络。成立以来，已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，能支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地应对数电票管理要求的特殊性。合思档案还有众多成功案例，服务7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人，众多事业单位、央企、行业领军企业、国家试点企业都选择了合思，证明了其产品的可靠性和有效性。在档案数字化流程方面，合思凭借这些优势，能够为企业提供更加优质、高效的解决方案。
成功案例：合思电子会计档案管理平台的实际成效
合思电子会计档案管理平台在众多企业中得到了成功应用，取得了显著的实际成效。
– 海亮教育
此前老板要求实现财务办公室无纸化，使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分体现了合思档案在提升企业服务能力和效率方面的作用，优化了档案数字化流程。
– 某年单据量2.6亿的企业
解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效，数据指标表现良好，如数据加载30s，关联匹配15min等。通过合思档案，该企业的档案数字化流程更加高效、便捷。
– 共享中心统建的集团型企业
解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案为该企业优化了档案数字化流程，带来了显著的效益。
– 多系统数据互联的企业
解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点，通过单套制管理方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案帮助该企业实现了档案数字化流程的全面优化。
服务体系：合思全方位的支持保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务支持。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供广泛的服务。客户可以通过拨打400 – 105 – 6505获取服务支持。也可以访问www.hosecloud.com了解更多产品和服务信息。还可以通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，获取相关资讯和支持。在档案数字化流程中，合思的服务体系确保了企业能够得到及时、有效的帮助。
合思价值：助力企业数字化转型
合思电子会计档案管理平台具有广泛连接、自动归档、合规管理、灵活迭代等优势，能满足企业不同场景的档案管理需求，帮助企业实现业财融合，提升管理能效。它能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。随着企业数字化转型的推进，合思电子会计档案管理平台将为企业提供更加优质、高效的服务，助力企业在数字化浪潮中取得成功。如果您想体验合思电子会计档案管理平台带来的高效档案数字化流程，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
