合思档案：引领电子发票处理新变革

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一场席卷而来的风暴，让企业不得不重新审视自身的财务档案管理体系。数电票的快速扩张，使得电子发票在政策层面的接收变得合法合规，全国 36 个省市区也已实现数电票试点全覆盖。然而，因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业在档案管理方面可谓是“压力山大”。企业高管们常常为纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用而发愁。大量的纸质档案不仅需要耗费巨额的存储成本，还占据了宝贵的办公空间。而且，这些档案数据就像一座沉睡的宝藏，难以被有效挖掘和利用，无法为企业的决策提供有力支持。

财务人员则被大量枯燥繁琐的档案数据处理工作压得喘不过气来。手动处理这些数据，不仅效率低下，还容易出现错误，严重影响了工作质量和工作积极性。业务人员在报销纸质票据时，更是要经历繁琐耗时的流程，从收集票据到填写报销单，再到层层审批，每一个环节都让人疲惫不堪。

除此之外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室等存储空间的需求也日益增大。手工装册归档的工作量巨大，查询调阅数据时又无法有效利用，导致大量的时间和精力被浪费。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案又容易损坏，这些都给企业的财务档案管理带来了巨大的合规风险。

即使企业在推行数字化的过程中解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，从而影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。

全面赋能：合思档案的多角色解决方案

合思档案犹如一位智慧的管家，为不同角色和场景提供了全面的解决方案，展现出了强大的适用性和针对性。

对于 CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。在当今竞争激烈的市场环境中，数据就是企业的核心竞争力。合思档案通过高效的档案管理系统，将企业的财务档案数据进行整合和分析，挖掘其中的价值，为企业的决策提供有力支持。同时，合思档案严格遵循相关法律法规，确保企业的财务档案管理合规，降低企业的合规风险。此外，合思档案还能提升企业财务档案的利用效率，实现降本增效，助力企业实现绿色低碳运营。通过数字化的档案管理方式，减少了纸质档案的使用，降低了企业的运营成本，同时也为环保事业做出了贡献。

归档员/财务人员在使用合思档案后，仿佛摆脱了沉重的枷锁，工作效率得到了极大的提升。合思档案让他们告别了重复低价值的工作，实现了档案数据的同源管理。档案数据同源意味着数据的一致性和准确性，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。例如，在档案查询和调阅方面，合思档案提供了便捷的查询功能，让财务人员能够快速找到所需的档案信息，节省了大量的时间和精力。

对于外部审计工作，合思档案更是提供了极大的便利。它实现了档案外审的在线化和可溯源，审计人员可以通过系统一键查询借阅档案，权限也可以一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。例如，在审计过程中，审计人员可以通过系统直接查阅企业的财务档案，无需财务人员提供纸质资料，减少了沟通成本和时间成本。

合思档案还提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。无论是小型企业还是大型集团企业，合思档案都能提供个性化的解决方案，帮助企业实现档案管理的数字化转型。

核心功能：合思档案的独特竞争力

合思档案之所以能够在众多档案管理产品中脱颖而出，离不开其强大的核心功能和相比传统方式的显著优势。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。它就像一个智能的采集器，能够通过接口互联自主采集数据。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业不同的采集需求。此外，合思档案也支持手动采集和自主补录，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票可自动切割，自定义配置 Excel 导入模板可实现结构化数据批量导入。这使得企业在数据采集方面更加灵活方便，提高了数据采集的效率和准确性。

智能制档功能则是合思档案的又一强大武器。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化，让制档过程更加透明和高效。字段映射功能则让查阅更加便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，使得用户能够快速找到所需的档案信息。

专用格式版式文件功能也是合思档案的一大特色。它能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件可自定义调配生成，使档案更具扩展性和灵活性。例如，企业可以根据自身的需求，自定义档案的版式和格式，提高档案的可读性和美观性。

合思档案还具有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它围绕财务数据文件和业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，让企业对档案的质量和合规性有了更清晰的了解。

成功实践：合思档案的实际应用价值

合思档案在不同企业的实际应用场景中取得了显著的成效，展示了其强大的实际效果和价值。

有一家年单据量达 2.6 亿的企业，曾经面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案的出现，为这家企业带来了转机。通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，该企业实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。装订流程得到了简化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，大大提高了企业的档案管理效率和数据利用价值。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，也遇到了档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案为该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，同时还实现了低碳环保。整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少了 300 册/年，纸张打印成本减少了 100 万张纸/年，为企业节省了大量的成本。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，为该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，大大提高了企业的档案管理效率和工作质量。

中国最大的 K12 民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案的多维穿透查询。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，致力于助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序，方便企业咨询和了解。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，企业可放心选择合思档案开启档案管理新征程。

如果您也想体验合思档案带来的高效、便捷的电子发票处理和档案管理服务，不妨点击下方链接免费试用，开启企业档案管理的新篇章！