在企业的发展进程中，员工出差管理是一项至关重要且复杂的工作。北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，动力源业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展，动力源在财务数字化转型过程中，尤其是员工出差管理方面，遇到了诸多难题。
转型痛点：员工出差管理困境重重
动力源在员工出差管理相关的财务数字化转型过程中，面临着一系列棘手的痛点。
首先是大量自研系统难整合，传统手工报销模式弊端尽显。员工在提交出差申请单时，需要在各系统间频繁切换，操作极为繁琐。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。此外，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后问题严重。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，还让管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
再者，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。由于主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，出差报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，进一步增加了管理的难度。
最后，公司组织架构复杂、各主体流程繁复。动力源的组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交出差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。
合思方案：重塑员工出差管理新格局
针对动力源在员工出差管理方面的痛点，合思提供了全面的财务数字化解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这使得员工出差管理相关的数据能够在不同系统间顺畅流通，为后续的业务处理提供了坚实的基础。
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地提高了财务处理效率。
合思的系统连接能力也十分强大。其采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让员工出差管理更加高效。
实施步骤：稳步推进员工出差管理变革
合思解决方案的实施过程有条不紊，为动力源的员工出差管理变革奠定了坚实的基础。
首先进行系统集成工作。完成HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步，将员工出差管理相关的基础数据整合到一起，为后续的业务开展奠定了基础。这一步骤确保了各系统之间的数据互通，为后续的流程优化提供了数据支持。
接着部署无需报销的商旅出行流程。引导员工使用新的消费和报销模式，让员工逐渐适应并感受到数字化的便利。通过培训和宣传，让员工了解新流程的优势和操作方法，提高员工的接受度和参与度。
最后持续优化系统连接和数据流转。利用Open API和自定义流程引擎技术，确保各系统之间的数据能够实时、准确地同步和应用。不断根据实际使用情况进行调整和优化，让员工出差管理系统更加完善。
显著成果：员工出差管理效能大提升
动力源使用合思解决方案后，在员工出差管理方面取得了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这使得员工能够更快地获得报销款项，提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工出差更加轻松。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。管理者可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
高度评价：合思方案获动力源认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可。
如果您的企业也面临着员工出差管理以及财务数字化转型的难题，不妨选择合思。合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。已有众多像动力源这样的企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启降本增效、合规经营和低碳运营之路。
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