在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域、12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这标志着电子凭证全流程无纸化时代已经到来。企业的会计档案管理也面临着数字化转型的迫切需求。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。今天，就让我们一同来了解合思会计档案管理方案为海亮教育科技服务集团带来的价值。
教育巨头的档案管理困局
海亮教育科技服务集团是世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，是国内教育服务提供商的引领者，致力于成为全球优质教育服务的引领者。随着企业规模的不断扩大，业务范围日益广泛，海亮教育科技服务集团在会计档案管理方面面临着诸多挑战。
企业的业务、财务系统众多且相互独立，数据难以互通。这导致结构化数据提取困难，员工在处理电子发票时，不仅要进行繁琐的打印、查重、验伪工作，耗费大量时间和精力，还造成了纸张的浪费。
实物档案资料的存储也是一大难题。大量的档案占用了大量的物理空间，企业需要专门设立人员进行管理，增加了运营成本。而且，实物档案容易损坏，一旦出现损坏情况，企业将面临较大的风险。
此外，不断重复的纸质档案录入操作耗时又容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，不仅费时费力，还影响了工作效率。在这样的背景下，海亮教育科技服务集团急需一套高效的会计档案管理方案来解决这些问题。
合思方案精准破局
合思针对海亮教育科技服务集团的业务痛点，量身定制了一套会计档案管理方案。
合思利用先进的 OCR 技术，能够自动识别和整理各类文档信息。企业可以将实体文件通过扫描或拍照的方式转换为数字形式，轻松获取档案数据。这种方式不仅提高了数据录入的准确性和效率，还为企业实现档案数字化管理奠定了基础。
合思的会计类档案管理范围广泛，涵盖了企业内部的各种内部报告、合同等，以及外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。无论是何种类型的档案，都能在合思的系统中得到妥善管理。
在数据处理方面，合思根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。通过自动归档功能，档案能够按照既定规则自动存储，大大减少了人工操作的时间和错误率。
为了方便企业员工的日常操作，合思提供了在线平台，即自助 OA。员工可以在平台上方便地提交申请并进行审批流程。同时，该平台集成了财务管理功能，与支持企业日常运营和管理活动的系统紧密结合，为企业的运营管理提供了有力支持。
显著成果见证方案实力
合思的会计档案管理方案为海亮教育科技服务集团带来了显著的成果。
在档案整理匹配方面，效率提升了 90%。原本繁琐的档案整理工作现在变得轻松快捷，大大节省了时间和人力成本。同时，存储空间减少了 72%，企业不再需要为大量的实物档案存储而烦恼。
在成本节约方面，每年纸张打印成本节约了 3 万元，财务人力减少了 3 人。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了员工的工作效率。
在系统集成方面，自动封装接口数量增加了 40 多个，降低了开发成本并提高了集成度。合思的方案能够广泛连接业务、财务异构系统，实现档案应收尽收，自动组装便捷借阅。以电子会计档案为核心形成的多向网状管理结构，让企业的档案管理更加高效、灵活。
合思档案优势尽显
合思电子会计档案管理平台具有众多优势和价值。它实现了财务档案「采制管用」全生命周期的全流程合规化、自动化、数字化。自动化归档功能让企业告别了重复性的工作，员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
档案利用便捷高效，企业员工可以通过在线平台快速查找和借阅所需的档案。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。这有助于企业更好地了解自身的财务状况，为决策提供有力支持。
合思成立以来累计融资超 15 亿元人民币，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
携手合思开启未来
在数字化转型的浪潮中，企业的会计档案管理数字化已经成为必然趋势。合思会计档案管理方案以其先进的技术、全面的功能和显著的效果，为企业提供了一个可靠的选择。
无论您是像海亮教育科技服务集团这样的大型企业，还是处于发展阶段的中小企业，合思都能为您提供适合的会计档案管理方案。如果您也想体验高效、便捷、合规的会计档案管理，不妨选择合思。
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