合思档案：引领企业会计档案电子化系统新变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着诸多档案管理难题，尤其是数电票的全面推行，给企业财务档案管理带来了前所未有的挑战。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须直面新的要求，信息化建设刻不容缓。

在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同程度的档案管理困境。企业高管深受纸质档案管理成本高、占地大的困扰，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则需面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁琐。业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交也十分繁琐，浪费了大量时间。

此外，传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，对档案室、档案柜等存储空间的需求也极大；手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。

面对这些难题，合思档案——一款专业的会计档案电子化系统应运而生，为企业数字化转型提供了有力支持。

合思档案：企业档案管理的智慧之选

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，即会计档案电子化系统，肩负着为企业解决档案管理难题的重任。

合思档案定位明确，致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务。它实现了从业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理到档案利用的全流程管理，有效解决了企业内外交困的档案管理问题。

使用该会计档案电子化系统，企业能够实现显著的效益提升。它可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，并确保100%的管理合规性，真正做到应收尽收。其“四性检测”+“业务检测”满足了财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现了归档即合规。

此外，合思档案打破了物理空间的限制，支持在线自由调阅。通过预置规则引擎，它可自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，实现自由穿透档案链。用户通过关键词检索，能快速定位相关档案。该系统融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力企业实现双碳目标。

核心功能与技术优势：铸就卓越会计档案电子化系统

合思档案作为一款先进的会计档案电子化系统，具备丰富的核心产品功能和强大的技术优势，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。该系统广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

在大数据解决方案方面，它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，可通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统与税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等多系统连接，为企业提供了更全面的档案管理支持。

业务系统的共享调阅解决方案可使档案查阅穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。证据链完整性解决方案能智能检测财务档案证据链的完整性，主动预警异常档案。数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案。实物备查解决方案实现了实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。

在智能采集方面，外部生态通过规则引擎、业务映射等实现数据采集，内部通过EAI插件、API接口等方式采集。预归档服务包括自动归档、业务检测等。基础管理涵盖档号管理、账套管理等多方面。档案服务提供身份调查、全文检索等功能。统计分析可进行进销项统计、资金统计等。应用层有辅助审计、证据方案库等应用。

多源采集是该会计档案电子化系统的一大亮点。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，同时也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

对比传统：合思档案会计档案电子化系统优势尽显

与传统档案管理方式相比，合思档案这款会计档案电子化系统具有明显的优势。

传统档案管理存在诸多弊端。其高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏。而合思档案能为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，并保证100%的管理合规性，有效解决了这些痛点。

在数电票管理方面，传统档案管理存在不足。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。合思自主研发的工具包具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求。

在档案关联和证据链完整性方面，传统档案管理较差。合思档案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

在查询调阅方面，传统档案管理不便。合思档案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

实际案例：合思档案会计档案电子化系统成效显著

众多不同类型的企业已经采用了合思档案这款会计档案电子化系统，并取得了显著的成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标方面，凭证总量14W+，单据总量50W+，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。采用单套制管理方案后，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规，满足了国家相关要求和企业审计对于电子原件的要求。低碳环保，积极响应政策，实现了财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管环节分散、存储环节单一、管理方式落后等，以及会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等痛点。采用单套制管理方案后，实现了统一储存，打破了数据孤岛，整合了各类档案。业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅便捷高效。全生命周期管理，有效减低了财务管控风险。成本效益对比明显，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143,773元/年（每年递增）减少到22,835元/年，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，存在采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难，存储环节实物存档占用空间、易损坏，整理环节账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。采用单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

展望未来：合思档案会计档案电子化系统助力企业腾飞

合思档案这款会计档案电子化系统对于企业数字化转型具有重要意义。它能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，即会计档案电子化系统，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，不断聆听用户需求进行产品迭代。未来，合思档案将为更多企业提供更优质的服务，推动电子会计档案管理行业的发展。如果您想体验这款卓越的会计档案电子化系统，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新时代。