数电票时代，合思档案为企业财务档案管理赋能

在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖。这一趋势给企业财务档案管理带来了诸多挑战，企业的信息化建设亟待加强。

从收票方面来看，政策已明确电子发票和电子凭证具有法律效力，在满足一定条件时，企业可以仅以电子形式进行归档、报销入账等操作。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。然而，数电票的管理要求较为特殊，比如数电票必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息等。

在纸电混合时代，企业面临着一系列档案管理难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的问题；财务人员则需处理档案数据量大、整理耗时、手动核对繁琐的工作；业务人员也深受报销纸质票据流程繁琐的困扰。同时，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据难以有效利用；以及高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。

在这样的背景下，企业急需一款专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，合思档案应运而生。

合思档案产品全景

合思档案背后的北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。公司发展态势良好，成立至今已累计融资超15亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市建立了直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案作为领先的会计档案电子系统，是一款单套制电子会计档案管理平台。它为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，能够助力企业实现业财融合。

该系统提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它可以广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。合思档案能够为企业解决档案管理的难题，帮助企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，还能保证100%的管理合规性。

核心功能深度解析

• 智能采集畅连数据脉络
  合思档案的智能采集功能十分强大。在外部生态方面，它通过规则引擎、业务映射等实现数据采集；在内部，可通过EAI插件、API接口等方式采集数据。该功能支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，预制的系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷的手动数据补录方式，比如单张PDF大文件、多张回单/发票可以自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。

• 智能制档精准高效协同
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。其规则引擎可以实现会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能以及关联任务执行进度可视化。字段映射能让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员进行查询和分析。同时，该功能具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，能够保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理灵活规范有序
  合思档案的档案管理功能为企业提供了灵活且规范的管理方式。权限管理支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限，还可以按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也能自定义。档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建等，可灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用多维便捷体验
  在档案应用方面，合思档案提供了丰富的功能。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，能根据检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览可智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程都能实现线上化管控，线下实物管理也能实现电子与实物档案的高度关联。

对比传统优势尽显

传统的档案管理方式存在诸多弊端。它存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；以及高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。而合思档案作为会计档案电子系统，能够节约成本、提高效率、保障合规。

在数据采集方面，传统档案管理可能面临系统不集成、手工录入繁琐的问题。合思档案则支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，有自动生成式Open API实现快速集成，还支持手动补录及大文件智能切割等功能。

在档案整理和匹配上，传统方式依赖人工，效率低且易出错。合思档案通过规则引擎自动组装档案，实现“四性检测 + 业务检测”，减少了人工匹配工作量，保障了档案数据的完整性和合规性。

在档案查询和利用方面，传统档案管理效率低，难以实现跨系统、多维度查询。合思档案支持多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，能够满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。

应用案例见证实力

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案作为会计档案电子系统，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏、电子发票存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、应收尽收；业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现了全业务版式文件自动生成及归档、智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案凭借其领先的单套制电子会计档案管理平台和丰富的功能，能够有效解决企业在财务档案管理方面的各种问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的有限资源发挥更有效的作用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案作为会计档案电子系统将不断迭代升级，持续提升产品性能和服务质量，为更多企业提供更加优质、高效的财务数智化解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。

合思拥有专业的研发团队和广泛的服务网络，将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品，满足企业日益增长的财务档案管理需求，推动企业财务数智化建设迈向新的高度。目前，合思档案已经获得了众多企业的认可和选择，未来将吸引更多的企业加入，共同构建一个更加高效、智能、合规的财务档案管理生态系统。如果您想体验合思档案带来的高效财务管理，不妨点击免费试用。