在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。今天，我们将聚焦北京动力源科技股份有限公司，探寻其在行政费用控制方面的财务数字化转型之旅。
北京动力源科技股份有限公司，自1995年成立以来，便在电源行业崭露头角，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛，聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，凭借卓越的产品质量和服务，成为了中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商。公司的产品更是广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目，彰显了其雄厚的实力。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业，这无疑是对其创新能力和发展潜力的高度认可。如此优秀的企业，在行政费用控制方面又面临着怎样的挑战？又是如何进行财务数字化转型的呢？
动力源困境：行政费用控制难题待解
动力源在业务发展过程中，行政费用控制方面的问题逐渐凸显。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，这些努力并未完全达到预期效果。
整体流程复杂，系统壁垒高成为了首要问题。多系统操作体验差，员工在申请报销时，需要在各系统间频繁切换提交申请单，这不仅耗费了大量时间和精力，还容易出现操作失误。财务人员在处理报销数据时，需要手工录入，发票验真、查重也只能手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免，行政费用控制的合规性受到了严重影响。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大痛点。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，行政费用控制缺乏有效的数据支持和实时监控。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐，行政费用控制的难度大大增加。在这样的情况下，动力源进行财务数字化转型，提升行政费用控制水平迫在眉睫。
合思方案：全方位行政费用控制新策略
面对动力源在行政费用控制方面的难题，合思提供了一套全面的解决方案。合思采用了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合，为动力源的行政费用控制带来了新的转机。
系统集成是合思解决方案的重要一环。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，实现了人员信息的实时共享。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，使得订单支出成本能够实时归集和统计，为行政费用控制提供了准确的数据支持。
无需报销模式是合思方案的一大亮点。这一模式颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作大大简化了报销流程，提高了行政费用控制的效率和准确性。
合思系统强大的连接能力也是其优势所在。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，合思支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒，实现了各系统之间的数据互通，为行政费用控制提供了更全面、更准确的数据支持。
实施历程：行政费用控制转型稳步推进
合思与动力源于2021年展开了财务数字化合作，这一合作历经了多个重要阶段。
项目准备阶段，双方进行了深入的沟通和调研，全面了解动力源的业务需求和行政费用控制现状，为后续的方案设计和实施奠定了基础。
蓝图设计阶段，合思根据动力源的实际情况，制定了详细的数字化转型蓝图，明确了各个系统的功能和集成方式，以及行政费用控制的目标和策略。
系统实现上线准备阶段，合思团队加班加点，进行系统开发和测试，确保系统的稳定性和兼容性。同时，对动力源的员工进行了培训，使其熟悉新系统的操作流程。
功能测试阶段，合思对系统的各项功能进行了严格的测试，确保系统能够满足动力源的业务需求和行政费用控制要求。在测试过程中，发现问题及时解决，不断优化系统性能。
内部运维阶段，合思为动力源提供了持续的技术支持和运维服务，确保系统的正常运行。合思项目经理顶住了项目要求高、时间要求紧的压力，克服了各种意想不到的困难。在项目实施过程中，有效的沟通并提供成功客户实施案例做参考，恪尽职守地解决遇到的难题，保证了合思费控系统的正常使用，为动力源的行政费用控制转型提供了有力保障。
转型成果：行政费用控制成效显著
经过合思解决方案的实施，动力源在行政费用控制方面取得了显著的成果。
多系统集成实现了数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅节省了员工的时间和精力，也提高了员工的工作满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以将更多的精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算规划等，为企业的决策提供更有力的支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的工作积极性和满意度。
财务审批有了更充分的依据，行政费用控制更加合规，结算更加统一。财务制度得到了有效落地，企业的财务管理水平得到了显著提升。
动力源评价：行政费用控制合作高度认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对此次与合思的合作给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作不仅仅是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，进一步提升行政费用控制水平。
行动号召：开启行政费用控制数字化之旅
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
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