在传统的会计档案管理模式中，纸质档案就像一座沉重的大山，压得企业和相关工作人员喘不过气来。企业高管们时常感叹，纸质档案管理不仅成本高昂，耗费大量资金用于打印和存储，而且占据了大量的物理空间；同时，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以从中提取有价值的信息用于企业决策分析。财务人员则被繁琐的档案整理工作折磨得苦不堪言，海量的数据需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥乏味的工作消磨着他们的热情和精力。业务人员在出差、招待等活动后，报销的纸质票据留存和上交流程复杂，耗费了大量的时间和精力。
此外，纸质档案管理还存在着诸多隐患。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要专门的档案室等存储空间；高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅的条件也比较粗糙，导致数据无法得到有效利用；更重要的是，高合规风险时刻威胁着企业，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案很容易损坏，给企业带来巨大的损失。
而合思档案推出的会计档案电子化系统，正是解决这些问题的一剂良方。它以先进的技术和完善的解决方案，为企业提供了一个高效、便捷、合规的档案管理平台。
解决方案概述：多元场景的智慧之钥
合思档案的会计档案电子化系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
单套制解决方案带来了前所未有的便捷体验。它支持便捷调阅，无需打印纸质档案，避免了纸张的浪费和打印成本的支出；混序归集，免去了繁琐的组装过程，提高了归档效率；电轨运行保证了财务档案证据链的完整性，使得档案数据可以相互穿透查询，纸质原文件混序归档的效率也大幅提升。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。它允许企业自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以轻松扩展档案管理的范围，满足不同业务场景的需求。
证据链完整性解决方案利用可视化规则引擎，对零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，系统还会进行完整性检测，保障企业的财务合规。
核心功能亮点：采集制档管理应用的全方位优势
- 多源采集：数据获取的智慧之道
合思档案的会计档案电子化系统具备强大的多源采集功能。它可以实现接口互联，自主采集数据。基于跨系统数据集成的要求，系统提供自动生成式Open API，能够快速实现集成，并预制了系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，系统也支持手动采集和自主补录，方便快捷地完成数据的收集。 - 智能制档：数据整合的高效魔法
智能制档功能是合思档案的一大特色。它利用规则引擎自动组装，能够将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据，形成完整的业务链组合数据。同时，系统还支持字段映射，打破业务属性标签的限制，让凭证数据业务化、业务数据财务化，极大地提高了查阅的便捷性。 - 档案管理：精细管控的安全堡垒
在档案管理方面，合思档案的会计档案电子化系统具备权限管理功能，能够精准管控。系统支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，根据职能角色配置功能和操作权限。此外，档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护，满足企业多样化的管理需求。 - 档案应用：多维查询的便捷体验
档案应用功能让数据的查询和使用变得更加高效。系统实现了多维检索，能够满足多场景的查询需求，支持按多种维度进行自定义查询、全文检索和批量检索。同时，它还提供一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型的组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯，为用户提供了便捷的查询体验。
用户收益：降本增效合规利用的多重收获
- 显著的降本增效
使用合思档案的会计档案电子化系统，企业能够实现显著的降本增效。系统可以节约纸张成本和整理成本，提高检索效率，彻底告别传统的手工归档方式。据统计，企业可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%。这不仅为企业节省了大量的资金，还提高了工作效率，让员工能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 - 电子会计档案管理闭环
该系统是全量业财系统的“连接器”，能够补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路。通过实现电子会计档案管理的闭环，企业可以更好地管理财务数据，提高财务管理的效率和准确性。 - 让数据“活起来”
合思档案的会计档案电子化系统能够让数据真正“活起来”。它实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。企业可以真正利用档案数据，挖掘数据的价值，为企业的决策提供有力支持。 - 资源重组与效益最大化
系统可以实现企业资源的重组，满足国家政策要求，保障企业的合规管理。同时，它还能提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，实现企业效益的最大化。
典型场景：多角色多场景的精准适配
- 企业高管：决策数智化的有力支撑
对于企业高管来说，合思档案的会计档案电子化系统可以沉淀数据资产，保障合规管理，助力企业决策数智化。它能够提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营，为企业的发展提供有力的支持。 - 归档员/财务：高效工作的得力助手
归档员和财务人员使用该系统可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。 - 外部审计：在线审计的便捷选择
在外部审计方面，合思档案的会计档案电子化系统让审计不进档案室，实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放和回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。 - 数电票场景：全流程闭环管理的解决方案
在数电票场景下，合思档案的会计档案电子化系统提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持9类电子凭证多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等操作，实现了全流程的闭环管理，为企业处理数电票提供了便捷的解决方案。
客户成功案例：实际应用效果的有力证明
- 某企业：业财一体与降本增效的典范
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的会计档案电子化系统通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。数据加载仅需30秒，关联匹配仅需15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次，取得了显著的成效。 - 某集团型企业：标准化落地与成本节约的范例
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。 - 某企业：数据整合与成本节省的成功实践
某企业档案管理低效，存在数据未有效整理利用、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票存档不合规范等问题。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 - 某教育集团：简化流程与提高效率的实例
某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，整理流程复杂，利用不便。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案的多维穿透查询。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案的会计档案电子化系统凭借其先进的技术、完善的解决方案和显著的应用效果，能够助力企业实现这一目标。
合思档案在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市。如果您对合思档案的会计档案电子化系统感兴趣，欢迎拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网站www.hosecloud.com。您还可以通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取更多信息。现在就来免费试用合思档案的会计档案电子化系统，开启企业档案管理的新时代！
