在传统的会计档案管理模式中，纸质档案就像一座沉重的大山，压得企业和相关工作人员喘不过气来。企业高管们时常感叹，纸质档案管理不仅成本高昂，耗费大量资金用于打印和存储，而且占据了大量的物理空间；同时，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以从中提取有价值的信息用于企业决策分析。财务人员则被繁琐的档案整理工作折磨得苦不堪言，海量的数据需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥乏味的工作消磨着他们的热情和精力。业务人员在出差、招待等活动后，报销的纸质票据留存和上交流程复杂，耗费了大量的时间和精力。
此外，纸质档案管理还存在着诸多隐患。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要专门的档案室等存储空间；高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅的条件也比较粗糙，导致数据无法得到有效利用；更重要的是，高合规风险时刻威胁着企业，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案很容易损坏，给企业带来巨大的损失。
而合思档案推出的会计档案电子化系统，正是解决这些问题的一剂良方。它以先进的技术和完善的解决方案，为企业提供了一个高效、便捷、合规的档案管理平台。
解决方案概述：多元场景的智慧之钥
合思档案的会计档案电子化系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
单套制解决方案带来了前所未有的便捷体验。它支持便捷调阅，无需打印纸质档案，避免了纸张的浪费和打印成本的支出；混序归集，免去了繁琐的组装过程，提高了归档效率；电轨运行保证了财务档案证据链的完整性，使得档案数据可以相互穿透查询，纸质原文件混序归档的效率也大幅提升。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。它允许企业自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以轻松扩展档案管理的范围，满足不同业务场景的需求。
证据链完整性解决方案利用可视化规则引擎，对零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，系统还会进行完整性检测，保障企业的财务合规。
核心功能亮点：采集制档管理应用的全方位优势
- 多源采集：数据获取的智慧之道
合思档案的会计档案电子化系统具备强大的多源采集功能。它可以实现接口互联，自主采集数据。基于跨系统数据集成的要求，系统提供自动生成式Open API，能够快速实现集成，并预制了系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，系统也支持手动采集和自主补录，方便快捷地完成数据的收集。 - 智能制档：数据整合的高效魔法
智能制档功能是合思档案的一大特色。它利用规则引擎自动组装，能够将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据，形成完整的业务链组合数据。同时，系统还支持字段映射，打破业务属性标签的限制，让凭证数据业务化、业务数据财务化，极大地提高了查阅的便捷性。 - 档案管理：精细管控的安全堡垒
在档案管理方面，合思档案的会计档案电子化系统具备权限管理功能，能够精准管控。系统支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，根据职能角色配置功能和操作权限。此外，档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护，满足企业多样化的管理需求。 - 档案应用：多维查询的便捷体验
档案应用功能让数据的查询和使用变得更加高效。系统实现了多维检索，能够满足多场景的查询需求，支持按多种维度进行自定义查询、全文检索和批量检索。同时，它还提供一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型的组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯，为用户提供了便捷的查询体验。
用户收益：降本增效合规利用的多重收获
- 显著的降本增效
使用合思档案的会计档案电子化系统，企业能够实现显著的降本增效。系统可以节约纸张成本和整理成本，提高检索效率，彻底告别传统的手工归档方式。据统计，企业可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%。这不仅为企业节省了大量的资金，还提高了工作效率，让员工能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 - 电子会计档案管理闭环
该系统是全量业财系统的“连接器”，能够补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路。通过实现电子会计档案管理的闭环，企业可以更好地管理财务数据，提高财务管理的效率和准确性。 - 让数据“活起来”
合思档案的会计档案电子化系统能够让数据真正“活起来”。它实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。企业可以真正利用档案数据，挖掘数据的价值，为企业的决策提供有力支持。 - 资源重组与效益最大化
系统可以实现企业资源的重组，满足国家政策要求，保障企业的合规管理。同时，它还能提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，实现企业效益的最大化。
典型场景：多角色多场景的精准适配
- 企业高管：决策数智化的有力支撑
对于企业高管来说，合思档案的会计档案电子化系统可以沉淀数据资产，保障合规管理，助力企业决策数智化。它能够提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营，为企业的发展提供有力的支持。 - 归档员/财务：高效工作的得力助手
归档员和财务人员使用该系统可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。 - 外部审计：在线审计的便捷选择
在外部审计方面，合思档案的会计档案电子化系统让审计不进档案室，实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放和回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。 - 数电票场景：全流程闭环管理的解决方案
在数电票场景下，合思档案的会计档案电子化系统提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持9类电子凭证多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等操作，实现了全流程的闭环管理，为企业处理数电票提供了便捷的解决方案。
客户成功案例：实际应用效果的有力证明
- 某企业：业财一体与降本增效的典范
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的会计档案电子化系统通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。数据加载仅需30秒，关联匹配仅需15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次，取得了显著的成效。 - 某集团型企业：标准化落地与成本节约的范例
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。 - 某企业：数据整合与成本节省的成功实践
某企业档案管理低效，存在数据未有效整理利用、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票存档不合规范等问题。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 - 某教育集团：简化流程与提高效率的实例
某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，整理流程复杂，利用不便。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案的多维穿透查询。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案的会计档案电子化系统凭借其先进的技术、完善的解决方案和显著的应用效果，能够助力企业实现这一目标。
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