在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策显示，到2025年数电票将实现全覆盖。这一变化让企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本高，数据难以分析利用；财务人员被档案整理耗费的大量时间和枯燥工作所困扰；业务人员则在繁琐的报销流程中苦不堪言。从成本角度看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求大，这是高显性成本；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，属于高隐形成本；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，更带来了高合规风险。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案作为一款专业的发票归档系统，应运而生。
多元方案 满足多样档案管理需求
合思档案的发票归档系统提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，如同一位全能的档案管理专家，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思档案的单套制解决方案是其核心亮点之一。它广泛连接业财系统，能实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在这套方案下，企业可以实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据进行管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，效率大幅提升。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
除了单套制解决方案，合思档案的发票归档系统还提供档案扩展解决方案。该方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，让企业能够高效管理不同类型的档案。
证据链完整性解决方案也是合思档案的一大特色。它通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，有力保障财务合规。
核心功能 彰显专业高效管理能力
合思档案的发票归档系统具备一系列强大的核心功能，充分体现了其在电子会计档案管理方面的专业性和高效性。
智能采集功能是该系统的重要基石。它支持多源采集，通过接口互联、自主采集等方式，满足企业多样化的需求。基于跨系统数据集成要求，系统提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持手动采集和自主补录，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，企业还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。
智能制档功能则极大地提高了档案管理效率。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。该功能还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等特点。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件是合思档案发票归档系统的又一创新之处。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。系统支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为企业档案管理提供了可靠的保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
实际案例 见证发票归档系统价值
众多企业通过使用合思档案的发票归档系统，取得了显著的成效，充分彰显了该系统的应用价值。
某企业年单据量高达2.6亿，此前一直面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的发票归档系统通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，管理自动化程度大幅提高，企业成本显著降低。在数据指标方面，系统表现优秀，数据加载快、关联匹配时间短。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的发票归档系统单套制管理方案实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少，纸张打印成本降低。
某企业存在低效的档案管理现状和诸多痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的发票归档系统单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，在采集、存储、整理、利用等环节都存在问题。合思档案的发票归档系统单套制管理方案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的发票归档系统秉承以客户为中心的服务理念，已经为7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人提供服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用。合思档案在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供专业的服务和支持。
如果您的企业也想抓住电子会计档案管理的趋势，实现档案管理的数字化转型和降本增效，不妨选择合思档案的发票归档系统。现在您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码等方式联系合思，获取档案管理解决方案，还能免费试用发票归档系统，开启高效档案管理之旅。
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