在数字化浪潮风起云涌的当下，电子凭证数字化转型已然成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。然而，电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”难题仍待解决。
传统纸质档案管理的痛点如同巨石，重重地压在企业的肩头。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，工作人员需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况更是防不胜防。纸质档案受限于时间和空间，查找起来犹如大海捞针，要耗费大量时间，实时调阅、同时借阅以及精准查找更是难以实现。大量纸质档案的管理，对空间和人力提出了巨大要求，成本居高不下。而且，传统纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，无法确保数据安全可用，已无法满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，会计档案电子化系统应运而生，合思档案便是其中的佼佼者。
合思档案：财务数智化领域的璀璨之星
北京合思信息技术有限公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，一直致力于通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。公司基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案的成长历程见证了其在会计档案电子化系统领域的不断探索与创新。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，开启了合思在电子会计档案领域的征程。2020年，该产品全面面向市场，积极响应国家政策，成为帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作的第一批先锋。2023年，“易会档”升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践。2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理，为企业的财务数智化转型提供了更强大的支持。
核心功能与优势：开启档案管理新时代
会计档案电子化系统的功能蓝图是合思档案的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，对电子会计档案进行全生命周期管理。智能采集方面，借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保档案数据的高效收集。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的规范管理奠定基础。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，为企业提供了全面的档案管理解决方案。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
全流程的合规化、自动化、数字化是合思档案的显著特点。在档案采集时，开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，确保数据的准确和高效。档案制档能智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，保证档案的质量和合规性。档案管理可进行精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求，保障档案的安全和规范。档案利用支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，为企业提供了便捷高效的档案利用体验。
从产品价值来看，自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案的会计档案电子化系统后，年总节约成本可达338,910元，充分体现了其显著的降本增效优势。
应用场景与实际案例：多行业绽放光彩
在不同行业，合思档案的会计档案电子化系统都展现出了卓越的效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司通过合思档案，打破了数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以便捷地利用档案数据，一键联查，工作效率得到了有效提升。自动组装功能方便了审计工作，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。最终，该公司减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化操作减少了50%的人力成本，提高了工作效率。对档案数据的资产化深度分析，满足了内审需求。最终，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
在软件与信息技术服务行业，高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率。对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成了完整的业务链组合数据。最终，该集团的归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 +。
在国企领域，中文传媒通过合思档案实现了电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。文件传输涵盖外部凭证、内部凭证、发票管理等多方面。系统直联包括回单位签、解折XBRL、财务报告等。实现了财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案作为领先的会计档案电子化系统，能够帮助企业解决传统档案管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想把握电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案的会计档案电子化系统，开启财务数智化的新篇章，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”，正是合思档案的真实写照。现在，您可以免费试用合思档案的会计档案电子化系统，亲身感受它的魅力！
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