在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自 1995 年成立以来，便在行业中崭露头角。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022 年 3 月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
这家拥有约 2400 名员工、8 家子公司、全国 30 + 个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构的企业，组织架构涵盖 24 个 1 级部门、81 个 2 级部门，分别归属 5 个业务线 2 个营销中心。如此庞大的规模和复杂的架构，使得动力源在财务数字化方面面临着诸多需求与挑战，尤其是在差旅日常管理方面。
传统模式痛点：差旅日常管理的重重困境
在与合思合作之前，动力源在差旅日常管理方面可谓是困难重重。
首先，大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端尽显。自 2011 年开始系统自研，虽然实现了部分操作流程的线上化，但整体流程依旧复杂，系统之间的壁垒高耸。到 2021 年与合思合作时，多系统操作体验极差，员工在申请单提交时需要在各个系统间频繁切换，报销数据还需财务手工录入系统。发票验真、查重等工作也只能靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得工作效率低下。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题严重影响了差旅日常管理。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
再者，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，差旅日常管理中的报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了管理的难度。
最后，公司组织架构复杂，各主体流程繁复。随着组织架构扩展到全国，管理程度不一致的问题凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过 PC 端 OA 系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过 TMC 系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。
合思方案出击：重塑差旅日常管理新格局
面对动力源在差旅日常管理方面的诸多痛点，合思迅速出击，提供了一系列行之有效的解决方案。
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系统集成破壁垒
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，为差旅日常管理的高效进行奠定了基础。 -
产品应用焕新篇
在产品应用上，合思的无需报销模式颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务方面实现了统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，让差旅日常管理变得更加便捷、高效。 -
连接能力促协同
合思系统连接能力强大，采用 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率，进一步优化了差旅日常管理。
方案实施有序：差旅日常管理变革之路
合思为动力源实施解决方案时，遵循了一套有序的步骤。
首先，合思先将动力源的 HR 系统和 BPM 系统的数据与合思费控进行对接同步，确保基础数据和业务数据能在合思费控平台上有效使用。这一步是整个方案实施的基础，为后续的流程优化提供了数据支持。
其次，在商旅出行流程方面，合思引导业务人员使用免垫资、免开票的消费模式，让消费过程受到申请单和差标的管控。同时，建立了财务统一对账、自动拆分对账单等流程，使得差旅日常管理更加规范、高效。
最后，利用 Open API 和自定义流程引擎技术，合思实现了与第三方系统的标准化对接，使业务数据能够跨系统同步应用。这一步增强了系统之间的协同性，提高了整个企业的运营效率。
转型成果显著：差旅日常管理的高效蜕变
动力源实施合思的解决方案后，在差旅日常管理方面取得了显著的成果与效益。
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操作体验革新
多系统集成，数据互通，让操作体验全面革新。员工报销周期缩短了 3 周，效率提升了 300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。这一系列的数据变化，直观地展示了差旅日常管理效率的提升。 -
员工体验升级
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松自在。 -
财务压力缓解
在财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作。 -
管理决策优化
在管理方面，实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行能够进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
众多像动力源这样的企业通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，尤其是在差旅日常管理方面存在困扰，不妨选择合思，现在就可以免费试用，让有限更有效。
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