在当今数字化浪潮奔涌的时代，企业财务档案管理正经历着一场深刻的变革。2025年数电票全覆盖的目标已然明确，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业迫切需要一款专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”财务档案管理的严苛要求。
与此同时，纸电混合时代的企业在传统纸质档案管理方面也陷入了困境。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下、储存占地严重且档案数据难以有效分析利用的难题；财务人员则被海量的档案数据和繁琐枯燥的整理工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也常常遭遇流程繁琐、耗时费力的情况。
纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高昂、存储空间需求巨大，还存在高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅数据无法有效利用等问题。此外，纸质档案管理还面临着高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏等。
不过，国家政策的支持为电子会计档案管理带来了曙光。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。在这样的背景下，电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环，而合思档案作为一款智慧化财务工具，正是企业应对这些挑战的理想解决方案。
多元方案 满足不同档案管理需求
合思档案为企业提供了一套领先的整体解决方案，犹如一把万能钥匙，能够打开企业不同档案管理需求的大门。它不仅有单套制解决方案这一标准方案，还有六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案为企业带来了诸多便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上仅需一套电子数据管理，就能保证财务档案证据链完整。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，真正做到了会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则展现了其强大的灵活性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，让企业能够高效管理不同类型的档案。
证据链完整性解决方案更是合思档案的一大亮点。它通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，有力保障了财务合规。
核心功能 彰显智慧化财务工具优势
合思档案作为一款智慧化财务工具，其核心功能相比传统方式具有显著优势。
多源采集功能为企业提供了多样化的数据采集方式。它接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持手动采集，可自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，大幅减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还可进行字段映射，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件也是合思档案的一大特色。它可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，有效降低了企业档案存储成本。而且，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，使档案可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。
成功案例 见证智慧化财务工具实效
合思档案作为一款智慧化财务工具，在不同类型企业的应用场景中都取得了显著成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的良好成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，有效降低了企业成本。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，做到了低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某K12民办教育集团档案管理低效，在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
综上所述，合思档案作为一款智慧化财务工具，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。
众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，客户对其效果给予了高度肯定。如果您的企业也想体验智慧化财务工具带来的便捷与高效，不妨拨打400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，或者通过微信公众号和微信小程序了解更多信息，还能免费试用合思档案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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