在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。以某知名头部数字阅读品牌为例，合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力该企业实现了财务数字化转型的显著成效。下面，就让我们深入了解这一精彩案例。
数字阅读巨头的转型困境
该知名头部数字阅读品牌在行业内占据着重要地位，然而，随着企业的不断发展，其财务方面面临着诸多挑战。企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程犹如断裂的链条，数据整合困难重重。这直接导致费用管控难以有效落地，预算超标情况频繁出现，尤其是在出差流程中，费用的不可控性成为了企业的一大痛点。
每个财务月，该企业均需处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极为低下。在出差流程中，员工需要花费大量时间整理报销单据，财务人员则要花费更多时间进行审核和处理，整个流程繁琐且效率低下。
同时，全业务数据均需打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等环节，造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中翻找，这严重影响了工作效率，无法适应企业快速扩张的需求。在出差流程中，相关的报销档案管理也存在同样的问题，导致出差流程优化迫在眉睫。
合思方案精准破局
面对该企业的困境，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。这一方案助力企业完成了业财平台建设，使得财务准确性符合上市要求。在结账时间方面，实现了显著提升，从原来的T + 15提升到T + 7，年底预计能达到T + 5。
合思方案具有强大的灵活性，能够覆盖因公消费全场景。在出差流程中，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。这不仅提升了员工的出差体验，也使得企业管理更加以人为本。例如，员工在出差过程中的机票、酒店预订等消费，系统可以直接进行处理，无需员工手动报销，大大提高了出差流程的效率。
此外，合思方案紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为企业的可持续发展做出了贡献。在出差流程中，相关的费用报销和档案管理也实现了数字化，减少了纸张的使用，提高了工作效率。
转型成效显著可见
- 增效：流程畅通效率飞升
在增效方面，合思解决方案带来了多方面的提升。通过该方案，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在出差流程中，财务人员可以实时了解员工的出差费用支付情况，避免了传统方式下的沟通不畅和信息滞后问题。
档案整理效率也得到了极大提升。方案消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。在出差流程中，相关的报销档案可以通过数字化方式快速调阅，大大节省了时间。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率，避免了在海量纸质档案中寻找的繁琐过程。
- 降本：成本管控效果显著
在降本方面，合思方案同样表现出色。减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。通过对出差费用的精准管控，企业能够合理控制成本，避免不必要的浪费。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，提高了工作效率。在出差流程中，数字化的报销和档案管理方式减少了人工操作，降低了人力成本。
同时，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在出差流程中，不再需要大量的纸质报销单据和档案，节省了纸张和存储空间。
- 合规：严格保障风险可控
在合规方面，合思方案为企业提供了全方位的保障。发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。在出差流程中，对员工的出差发票进行自动识别和验真，避免了虚假发票的问题。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。在出差借款和核销环节，系统可以实时监控和管理，确保流程的合规性。
保证财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在出差流程中，相关的报销档案能够安全、合规地存储和管理。
客户认可合作共赢
该企业通过构建精细的系统服务商的选型模型，最终选择与合思合作，这充分说明了企业对合思专业性和方案适配性的认可。引入合思产品后，企业降低了差旅成本和档案管理成本，切实从合作中受益。在出差流程优化方面，合思方案也得到了企业的高度评价，员工的出差体验得到了显著提升，出差流程的效率和合规性都得到了有效保障。
未来展望合作可期
未来，建议该企业进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。这体现了双方在数字化转型道路上有更多的合作空间。在出差流程优化方面，双方可以进一步探索，利用数据驱动的方式，优化出差政策和流程，提高企业的管理水平和效益。
对于其他企业而言，合思是实现财务数字化转型的理想选择。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。同时，合思有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。如果你也想优化出差流程，实现财务数字化转型，不妨抓住这个机会，开启免费试用之旅。
