数电票时代，合思档案助力会计报表数字化转型

在当今数字化浪潮汹涌的时代，数电票的普及正深刻改变着企业的财务管理格局。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着全新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的要求，企业的信息化建设亟待加强。

在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着档案管理的痛点。企业高管被纸质档案管理成本高、占地大以及档案数据难以分析利用等问题所困扰。财务人员则深陷档案数据量大、整理繁琐的泥潭，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又耗时。业务人员也抱怨出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据留存和上交耗费大量时间。

企业档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高和存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档工作量大、查询调阅效率低、数据无法有效利用；高合规风险则源于电子会计凭证文件管理不善和不可抗力导致的纸质档案损坏。尽管从部门规章到国家法律都肯定了电子档案的法律效力，企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化的关键。而会计报表数字化正是解决这些问题的重要途径。

合思档案：一站式会计报表数字化解决方案

合思档案敏锐地洞察到企业档案管理的痛点，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于CEO和高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在会计报表数字化的过程中，合思档案帮助企业提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，实现降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员而言，合思档案可显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率，更好地推动会计报表数字化。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放和回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，使得审计工作更加高效，也为会计报表数字化提供了有力支持。

合思档案核心功能：会计报表数字化的强大引擎

• 多源采集：打通数据壁垒
  合思档案具有强大的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单和发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种多源采集功能为会计报表数字化提供了丰富的数据基础。

• 智能制档：高效整合数据
  在智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，有力推动了会计报表数字化进程。

• 双模式检测：保障数据质量
  合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一检测方案为会计报表数字化的数据质量提供了可靠保障。

• 档案管理：灵活定制权限
  在档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，在支持唯一性、合理性、稳定性的原则下，支持新增编号字段，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这种灵活的档案管理功能为会计报表数字化提供了有力的管理支持。

合思档案应用案例：会计报表数字化的成功实践

• 案例一：年单据量2.6亿企业的高效转型
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30秒，关联匹配15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，为会计报表数字化提供了成功范例。

• 案例二：重型装备制造商集团的合规变革
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票和回单台账，存储发票和回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年，有力推动了会计报表数字化。

• 案例三：企业数据整合与全生命周期管理
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查等问题，还存在档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为会计报表数字化提供了全面的解决方案。

• 案例四：民办教育集团的高效会计管理
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有力推动了会计报表数字化。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和丰富的实践经验，能够助力企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，是推动会计报表数字化的理想选择。

如果您想体验合思档案带来的会计报表数字化变革，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，访问我们的网站www.hosecloud.com，或者通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在就可以免费试用合思档案，开启企业档案管理的数字化之旅！