在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，一直专注于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的实力与地位。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的时间和精力，但整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的效果存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，才为其转型之路带来了新的曙光。下面，就让我们深入了解一下动力源在转型前面临的困境，以及合思提供的费用审批自动化解决方案是如何帮助其破局的。
转型前困境：财务数字化迷雾重重
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多系统操作体验差，合规难题如影随形
在动力源的日常运营中，员工申请单需要在各个系统间频繁切换提交，这不仅浪费了大量的时间和精力，还极大地降低了工作效率。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠人工进行。这就导致假票、错票、重票的情况时有发生，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们难以从繁琐的事务中解脱出来，去从事更有价值的财务分析和决策工作。 -
系统割裂数据分散，信息滞后管理失准
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化，企业的管理效率和决策准确性受到了严重的影响。 -
业务复杂报销模式多样，稽核工作繁琐不堪
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销的复杂性。财务人员在处理这些报销时，往往需要花费大量的时间和精力进行审核和核对，工作压力巨大。 -
组织架构复杂流程繁复，操作重复信息难统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显出来。总部和分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这不仅增加了员工的工作负担，还容易导致信息错误和延误，影响企业的正常运营。
合思方案：费用审批自动化破局之道
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系统集成：打破数据孤岛，开启高效协同新篇章
合思为动力源提供了全面的系统集成解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作的时代。员工和财务人员无需再在多个系统之间来回切换，大大提高了工作效率。 -
无需报销：提升员工幸福感，实现财务自动化升级
合思的无需报销模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务部门可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅减轻了财务人员的工作负担，还提高了财务工作的准确性和效率。 -
强大连接能力：打通系统壁垒，加速业务数据流转
合思的系统连接能力非常强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。通过这种方式，打破了数据流转壁垒，实现了业务数据的跨系统同步应用。待审批信息自动同步各部门负责人，加快了业务处理和数据统计效率。管理者可以实时掌握企业的财务数据和业务信息，为决策提供了有力的支持。
方案实施：步步为营，费用审批自动化落地生根
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系统集成先行，奠定数据整合基础
在方案实施过程中，首先进行的是系统集成工作。合思团队将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够在合思费控平台上有效整合。这一步骤为后续的无需报销模式应用和系统连接提供了坚实的基础。 -
推广无需报销模式，引领消费合规新风尚
在系统集成完成后，合思开始推动无需报销模式的应用。引导员工使用合思商城进行因公消费，让消费行为在系统的管控下实现合规化。同时，财务部门按照系统设定的流程进行对账、结算和凭证生成等操作。通过这种方式，不仅提高了员工的工作效率和幸福感，还加强了企业的财务管理和合规性。 -
发挥系统连接能力，实现业务数据无缝流转
最后，利用系统的连接能力，通过Open API和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接。让业务数据能够在不同系统之间顺畅流转，提高了业务处理和数据统计的效率。这一步骤进一步提升了企业的数字化管理水平，为企业的发展提供了有力的支持。
转型成果：费用审批自动化成效显著
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效率大幅提升，报销周期显著缩短
应用合思的财务数字化解决方案后，动力源的效率得到了大幅提升。报销周期从原来的普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。员工再也不用为漫长的报销周期而烦恼，能够更加专注于工作。 -
会计工作量缩减，人员成本有效节约
财务人员的工作量也大幅缩减，无需再将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上。从手动制作单据到智能制单，节省了更多的精力去做更有价值的工作。人员成本节约了50%，企业的运营成本得到了有效控制。 -
操作体验革新，数据互通无阻
多系统集成使得数据互通，操作体验得到了全面革新。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工的使用体验得到了显著提升，对企业的满意度也大大提高。 -
管理全程管控，决策更加高效准确
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提升了企业的管理水平和竞争力。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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