在科技浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以迅猛之势向前发展，电子凭证全流程无纸化的时代大幕已然徐徐拉开。在这个充满变革与机遇的时代，企业的财务档案管理正面临着全新的挑战与机遇。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的行业佼佼者，其精心打造的电子文档归档系统——合思档案，宛如一颗璀璨的明星，为众多企业照亮了财务档案管理的前行之路。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案这一电子文档归档系统的卓越解决方案及其显著成效。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星企业。然而，即便是这样的行业巨头，在财务档案管理领域也遭遇了诸多棘手的难题。
在传统的财务档案管理模式下，归档工作犹如一座沉重的大山，压得财务人员喘不过气来。大量的纸质档案需要人工整理、分类、装订，不仅耗费了大量的人力和时间，而且容易出现差错。每到归档时期，财务人员都要加班加点，忙得不可开交。
档案查找更是一场噩梦。当需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的档案中翻找半天，有时甚至根本找不到，严重影响了工作效率。对于一些紧急的业务需求，这种查找的低效性更是让企业陷入了被动的局面。
同时，传统的档案管理方式成本居高不下。纸质档案的存储需要大量的空间，企业不得不租赁专门的库房来存放档案，而且还需要投入大量的人力进行档案的保管和维护。随着企业业务的不断发展，档案数量的不断增加，这种成本压力也越来越大。
更为重要的是，在合规性方面，传统的档案管理模式也存在着诸多隐患。由于人工操作的不规范和档案管理的不严谨，很容易出现档案丢失、损坏等问题，给企业带来潜在的法律风险。
合思档案破局良方
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的重重痛点，合思档案这一电子文档归档系统挺身而出，提供了一套全方位、多层次的解决方案。
- 数据同源畅通无阻
合思档案电子文档归档系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。在传统的档案管理模式下，不同部门、不同系统之间的数据往往是孤立的，无法实现有效的共享和利用。而合思档案通过先进的技术手段，将各个业务系统的数据进行整合，实现了数据的统一管理和共享。
财务人员在使用电子文档归档系统时，可以通过一键联查的功能，快速准确地获取所需的档案信息。无论是财务报表、发票凭证还是其他相关的业务资料，都可以在系统中轻松找到，大大提升了工作效率。不再需要在各个系统之间来回切换，也不再需要花费大量的时间去查找和整理档案，真正实现了便捷、高效的档案利用。
- 审计提效精准护航
合思档案电子文档归档系统以档案数据为标准，实现了自动组装和智能审计。在审计过程中，系统可以自动对档案数据进行分析和比对，快速发现潜在的问题和风险。与传统的人工审计方式相比，电子文档归档系统大大提高了审计效率，减少了审计时间和成本。
通过电子文档归档系统，审计人员可以更加精准地对企业的财务档案进行审计，确保企业的财务数据真实、准确、合规。同时，系统还可以提供详细的审计报告和分析结果，为企业的管理层提供决策支持，帮助企业更好地管理财务风险。
- 虚实匹配高效管理
为了实现电子档案与实物档案的高效匹配和管理，合思档案电子文档归档系统引入了虚拟档案库房和二维码技术。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，就可以快速获取该档案的电子信息，实现了电子档案与实物档案的一一对应。
在档案的存储和管理方面，虚拟档案库房为企业提供了一个安全、便捷的存储空间。企业可以根据自己的需求，对档案进行分类存储和管理，方便日后的查找和使用。同时，系统还可以对档案的借阅和归还情况进行实时监控，确保档案的安全和完整。
显著成效实力见证
通过采用合思档案电子文档归档系统，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，电子文档归档系统的应用使得企业减少了90%的人工操作时间。原本需要大量人力和时间才能完成的档案归档、查找等工作，现在通过系统的自动化处理，大大提高了工作效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、决策支持等。
在管理耗时方面，总部接收档案的管理耗时减少了80%。通过电子文档归档系统，档案可以实现实时传输和共享，总部可以及时获取各个分支机构的档案信息，减少了信息传递的时间和成本。同时，借阅管理的管理耗时也减少了67%，提高了档案的使用效率。
在成本方面，电子文档归档系统的应用预计每年可以为企业减少综合成本20万元。一方面，减少了纸质档案的存储和管理成本；另一方面，提高了工作效率，降低了人工成本。这些成本的节约，对于企业来说无疑是一笔可观的收益。
综上所述，合思档案电子文档归档系统凭借其全面的解决方案和显著的成效，帮助企业成功解决了财务档案管理中的难题，实现了降本增效和合规经营。在电子凭证全流程无纸化的时代趋势下，电子文档归档系统将持续助力更多企业实现财务数智化转型。
如果您的企业也正在为财务档案管理难题而困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案电子文档归档系统，还可免费试用，开启高效财务管理之旅。
