在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的广泛应用。这一系列举措如同强劲的引擎，推动着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，如同即将被攻克的最后一公里难题，即将得到全面解决。电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，一个全流程无纸化的时代已然来临。
在这场财务数智化的变革浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，犹如一座屹立不倒的灯塔，为众多企业指引着前行的方向。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，成为企业实现财务数智化转型的得力助手。接下来，让我们通过一个具体的报销案例分享，深入了解合思是如何助力企业解决财务档案管理难题的。
老牌上市企业的财务档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，成立于 1992 年，犹如一颗在商业丛林中扎根多年的大树。2011 年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星。经过多年的发展，好想你业务规模不断扩大，然而，在财务档案管理方面，却遭遇了诸多棘手的问题。
在财务归档环节，财务人员需要花费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要反复核对，每一个数字都需要认真校验，就像在茫茫大海中寻找一颗微小的珍珠。即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免，一旦档案遗失，后续的查找和补充工作就如同陷入了一场无尽的迷宫，耗费大量的人力和时间。
纸质档案的管理受限于时间和空间的双重束缚。查找一份档案，往往需要在堆积如山的文件中翻找，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找的功能。在企业业务繁忙、需要快速获取财务档案信息时，这种传统的管理方式就显得捉襟见肘，严重影响了工作效率。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，不仅占用了宝贵的办公空间，还需要投入大量的人力进行档案的整理、保管和维护。随着企业业务的不断发展，档案数量的不断增加，这种管理成本也在不断攀升，给企业带来了沉重的负担。
合思妙手破困局
面对好想你在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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打破数据壁垒，实现便捷联查
合思档案打破了不同数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过系统一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，就像拥有了一把神奇的钥匙，可以轻松打开财务数据的宝库。这种便捷的操作方式，大大提高了财务人员的工作效率，让他们从繁琐的核对工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。 -
自动组装档案，提升审计效率
在审计方面，合思档案采用自动组装的方式，将相关的财务数据进行整合。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过系统快速获取所需的财务信息，进行精准的审计分析，就像拥有了一双锐利的眼睛，可以迅速发现财务数据中的问题和隐患。这种审计方式不仅节省了审计时间，还提高了审计的准确性和可靠性。 -
虚实匹配，精准定位档案
合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以精准定位实物档案的位置，就像拥有了一张精确的地图，可以轻松找到所需的档案。这种虚实结合的管理方式，不仅提高了档案的查找效率，还保证了档案的安全性和完整性。
显著成果见证合思实力
合思的解决方案为好想你带来了显著的成果，一系列的数据如同闪耀的勋章，见证了合思的实力和价值。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得好想你减少了 90%的人工耗时。财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的时间和精力投入到财务分析、预算管理等核心工作中，为企业的发展提供更有力的支持。
在总部接收管理耗时方面，减少了 80%。总部可以更快速、准确地获取各部门的财务档案信息，实现了财务数据的实时共享和集中管理。这不仅提高了总部的管理效率，还加强了对各部门的财务监管力度。
在借阅管理方面，减少了 67%的管理耗时。员工可以通过系统快速申请借阅档案，系统会自动审批并提供借阅权限。同时，借阅者可以通过电子档案快速查阅所需信息，无需再花费大量时间寻找实物档案。这种便捷的借阅管理方式，提高了档案的利用率，为企业的业务发展提供了有力的支持。
在成本方面，预计每年可减少综合成本 20 万元。通过减少人工耗时、降低空间占用和管理成本等方式，合思档案为好想你带来了实实在在的经济效益。这些节省下来的成本可以投入到企业的研发、生产和市场拓展等领域，为企业的发展注入新的动力。
合思解决方案：未来财务的明智之选
合思电子会计档案解决方案具有众多显著的优势和价值。通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
截至目前，已经有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择了合思，他们通过合思实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的价值。“未来财务用合思 让有限更有效”，这句宣传语不仅是合思的承诺，更是众多企业的真实写照。
在未来，随着数字化技术的不断发展和企业对财务数智化需求的不断增加，合思电子会计档案解决方案必将在更多的企业中得到广泛应用。它将成为企业实现财务数智化转型的重要工具，帮助企业提升财务管理水平，增强核心竞争力。
如果您也想让企业在财务数智化的浪潮中抢占先机，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思。现在，您可以免费试用合思电子会计档案解决方案，亲身感受它的强大功能和卓越价值。让我们携手合思，共同开启未来财务的新篇章！报销案例分享，让您更了解合思的实力和价值，选择合思，就是选择未来！
