在当今数字化浪潮席卷的时代,企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。好想你健康食品股份有限公司作为红枣行业的佼佼者,在财务档案管理方面与合思展开深度合作,借助发票电子化服务,成功实现了财务档案管理的变革。接下来,让我们一同走进好想你与合思的合作故事,探寻发票电子化服务如何助力企业解决财务档案管理难题。
枣业巨头风采
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来,凭借着卓越的品质和独特的经营理念,在红枣行业深耕细作。2011年,它成功在深交所中小板上市,成为行业内的标杆企业。其品牌价值高达154.21亿元,拥有1000多名员工和400多家全国门店。如此庞大的企业规模,在财务档案管理方面面临着诸多挑战,而发票电子化服务成为了解决这些难题的关键。
档案管理困局
在传统的财务档案管理模式下,好想你面临着诸多痛点。归档工作犹如一场艰难的攻坚战,财务人员需要花费大量的时间去确认单据、发票等的一致性。每一张发票都需要仔细核对,稍有不慎就可能出现错误,而且档案遗失的风险也时刻存在。查找档案更是难上加难,受到时间和空间的限制,财务人员无法实时调阅所需的档案。在紧急需要发票等重要档案时,往往需要耗费大量的精力在堆积如山的文件中寻找。同时,传统的档案管理对空间和人力的要求极大,需要专门的档案室来存放大量的纸质发票和档案,还需要安排专人进行管理和维护,成本居高不下。更为重要的是,在数据安全和合规性方面,传统模式无法保证电子原文件的长期保存,存在数据丢失和泄露的风险,这对于企业的合规经营来说是一个巨大的隐患。发票电子化服务的出现,为好想你打破了这些困局。
合思妙策破局
合思针对好想你面临的财务档案管理难题,提供了一系列行之有效的解决方案,而发票电子化服务贯穿其中。合思打破了数据之间的壁垒,实现了数据同源。通过先进的技术手段,将发票等财务数据进行整合,让财务人员可以一键联查相关的发票、单据和档案信息。无论何时何地,只要有需求,就可以快速准确地获取所需的财务资料,大大提高了工作效率。同时,合思利用发票电子化服务实现了自动组装功能,以档案数据为审计标准,极大地提升了审计效率。系统可以自动对发票等财务数据进行分类和整理,按照设定的规则进行组装,生成符合审计要求的档案资料,减少了人工干预和错误的发生。此外,合思借助虚拟档案库房和二维码技术,实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一张发票和档案都有对应的二维码,查阅者只需扫描二维码,就可以快速定位实物档案的位置,方便快捷。发票电子化服务让这一切变得更加高效和便捷。
服务实施之路
合思为好想你实施发票电子化服务的过程有条不紊。首先,进行系统部署和数据对接。合思的专业团队深入了解好想你现有的财务系统和档案管理模式,将发票电子化服务系统与企业的原有系统进行无缝对接,实现数据的同源共享。在这个过程中,对大量的发票和财务数据进行清洗和整理,确保数据的准确性和完整性。接着,设置自动组装规则和审计流程。根据好想你企业的财务制度和审计要求,合思为其定制了个性化的自动组装规则和审计流程。发票电子化服务系统可以自动识别发票的类型、金额等信息,按照规则进行分类和组装,同时对数据进行实时审计,及时发现和纠正潜在的问题。最后,建立虚拟档案库房和二维码体系。合思帮助好想你搭建了虚拟档案库房,将所有的发票和财务档案进行电子化存储,并为每一份档案生成唯一的二维码。通过二维码,实现了电子档案与实物档案的一一对应,方便了档案的管理和查阅。
显著成果展现
经过一段时间的实施,发票电子化服务为好想你带来了显著的成果和效益。在人工耗时方面,减少了90%。财务人员无需再花费大量的时间进行档案的归档和查找工作,将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。总部接收管理耗时减少了80%,信息传递更加高效,决策更加迅速。借阅管理耗时减少了67%,员工可以快速借阅所需的发票和档案,提高了工作效率。同时,预计每年可以减少综合成本20万元,这对于企业来说是一笔可观的节省。发票电子化服务不仅提高了工作效率,还降低了企业的运营成本,实现了降本增效的目标。
客户满意之音
虽然文档未明确提及好想你对方案的评价与反馈,但从取得的显著成果可以推测,客户对发票电子化服务带来的减少人工耗时、降低成本等成果表示满意。发票电子化服务让企业的财务档案管理更加规范、高效和安全,为企业的合规经营和可持续发展提供了有力的支持。好想你在合思的帮助下,成功实现了财务档案管理的转型升级,为企业的发展注入了新的活力。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题,不妨选择合思的发票电子化服务。合思将帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营,让有限的资源发挥出更大的价值。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多,还可以免费试用合思的发票电子化服务,开启财务数智化转型之旅。