在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以势不可挡的态势驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临，财务数智化成为企业发展的必行之路。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一行业趋势，适时推出了合思档案管理平台。该平台基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，其《电子会计档案实践案例集》为企业的财务档案管理提供了极具价值的参考和借鉴。接下来，我们将通过好想你健康食品股份有限公司的实际案例，深入了解合思档案在财务文档流转方面的卓越成效。
红枣巨头的财务档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自 1992 年成立以来，历经多年发展，于 2011 年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。其品牌价值高达 154.21 亿元，拥有 1000 + 员工和 400 + 全国门店。然而，随着企业规模的不断扩大，财务档案管理问题逐渐成为制约其发展的瓶颈。
在传统的财务归档模式下，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，由于档案管理的不规范，档案遗失的情况时有发生，给企业的财务管理带来了极大的困扰。
纸质档案的管理也存在诸多弊端。它受限于时间和空间，查找档案需要耗费大量的时间和精力。财务人员常常需要在堆积如山的纸质档案中翻找所需资料，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅影响了工作效率，还可能导致重要业务的延误。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。在这样的背景下，好想你急需一种高效、安全、便捷的财务档案管理解决方案。
合思档案：破解财务档案管理难题的密钥
合思档案管理平台针对好想你面临的财务档案管理痛点，提供了一套全面、系统的解决方案，为企业的财务文档流转带来了全新的变革。
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打破数据壁垒，实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等各类财务数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现各类数据的联查，大大提高了工作效率。在传统模式下，财务人员可能需要花费数小时甚至数天来核对的数据，现在通过合思档案管理平台，几分钟内就能轻松完成。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁琐的核对工作中解脱出来，将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 -
自动组装档案，提升审计效率
在审计环节，合思档案管理平台也发挥了重要作用。它能够自动组装档案，以档案数据为标准，纸质数据为辅，为内外审计提供了更加高效的支持。审计人员可以直接在平台上查阅和分析档案数据，无需再像以往那样花费大量时间在纸质档案中查找和核对信息。这种审计方式的转变，不仅提高了审计效率，还减少了人为错误的发生，确保了审计结果的准确性和可靠性。 -
实物高效管理，精准定位档案
合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都对应着一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。在查阅档案时，只需在平台上查询电子档案信息，即可获取实物档案的具体存放位置，大大节省了查找时间。这种实物高效管理方式，让档案管理更加规范化、智能化，提高了企业的档案管理水平。
合思档案助力好想你实现降本增效
通过引入合思档案管理平台，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果，实现了降本增效的目标。
在人工耗时方面，合思档案管理平台的应用使企业减少了 90%的人工耗时。以往繁琐的档案核对和整理工作，现在通过平台的自动化处理，大大缩短了工作时间。财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和工作质量。
总部接收管理耗时也大幅减少了 80%。通过合思档案管理平台，总部可以实时获取各门店的财务档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和整理。这不仅提高了信息传递的速度，还减少了信息在传递过程中的误差和丢失。
借阅管理方面，减少了 67%的管理耗时。查阅者可以通过平台快速查询和借阅档案，无需再经过繁琐的审批流程和人工查找。这大大提高了档案的借阅效率，满足了企业内部各部门对档案信息的及时需求。
从成本角度来看，预计合思档案管理平台每年可为好想你减少综合成本 20 万元。这主要体现在人力成本、存储空间成本和档案管理成本的降低上。通过数字化管理，企业减少了对纸质档案的依赖，降低了档案存储和管理的成本。
展望未来，携手合思共赴数字化转型新征程
合思档案管理平台凭借其卓越的功能和显著的成效，帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标，让企业的资源得到了更有效的利用。电子凭证全流程无纸化不仅优化了企业的管理流程，还突破了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，有效降低了单位运行成本及资源消耗，实现了数字化和绿色化的协同转型。
在电子凭证数字化转型的大趋势下，越来越多的企业将面临财务档案管理的挑战。合思档案管理平台作为一款专业、高效的解决方案，将为企业提供有力的支持。我们希望更多的企业能够选择合思档案，共同推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
如果您也想体验合思档案管理平台带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启您的财务文档流转数字化之旅。
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