在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已然成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同响亮的号角，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，犹如中流砥柱，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。不仅如此，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰并发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集宛如一座灯塔，为众多企业在文档归档管理的数字化转型之路上提供了极具价值的参考和借鉴。
传统巨头的文档归档管理困境
在企业的日常运营中，文档归档管理是一项至关重要却又常常被忽视的工作。它就像企业运营大厦的基石，虽不显眼却支撑着整个企业的稳定运行。以好想你健康食品股份有限公司为例，这家成立于1992年的企业，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军者，品牌价值高达154.21亿元。拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数的好想你，在文档归档管理方面却面临着诸多困境。
传统的财务归档方式需要财务人员花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工仔细核对，每一个数据都需要反复确认，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦重要档案遗失，可能会给企业带来严重的损失，甚至影响企业的正常运营。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这种低效率的查找方式严重影响了企业的工作效率，也制约了企业的发展。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。企业需要专门的档案室来存放这些档案，需要投入大量的资金用于档案的存储和维护。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。好想你在文档归档管理方面的这些痛点，正是众多传统企业面临的共性问题。
合思档案：文档归档管理的破局之钥
面对好想你在文档归档管理方面的诸多痛点，合思档案犹如一把精准的手术刀，为其量身定制了一套解决方案。合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在这个平台上，财务人员可以实现便捷利用，一键联查。以往需要花费大量时间和精力去核对的数据，现在只需轻轻一点，所有相关信息便一目了然。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，让财务工作更加准确、高效。
自动组装功能是合思档案的又一亮点。在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员无需再像以往那样在海量的纸质档案中寻找证据，只需在合思档案平台上即可快速获取所需信息，进行精准审计。这种创新的审计方式不仅节省了时间和成本，还提高了审计的准确性和可靠性。
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，即可通过二维码定位实物档案的位置。这就好比给每一份档案都贴上了一个智能标签，无论档案存放在何处，都能快速找到。这种智能化的管理方式，让档案管理更加便捷、高效，也提高了档案的安全性和可追溯性。
显著成效：合思档案重塑文档归档管理格局
合思档案的解决方案在好想你得到了充分的应用，并取得了显著的成效。在时间成本方面，合思档案为好想你带来了巨大的节约。减少了90%的人工耗时，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。总部接收减少了80%的管理耗时，提高了总部对各分支机构的管理效率。借阅管理减少了67%的管理耗时，让档案借阅变得更加便捷、高效。
在成本节约方面，合思档案同样表现出色。预计每年可为好想你减少综合成本20万元。这不仅体现在直接的人力成本和存储成本的降低上，还体现在由于工作效率提高而带来的间接效益上。通过合思档案的应用，好想你在文档归档管理方面实现了质的飞跃，为企业的发展提供了有力的支持。
合思档案：引领文档归档管理新未来
合思档案帮助好想你实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的作用。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案无疑是企业实现财务数智化转型的得力助手。它不仅解决了企业在文档归档管理方面的痛点，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，未来电子会计档案将在企业财务管理中发挥更加重要的作用。合思档案作为行业的领军者，将继续引领电子会计档案的发展潮流，为更多企业提供优质的解决方案。
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